2004年至今还有哪些档案信息处理的规则和标准

发布网友发布时间：2022-05-11 08:27

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热心网友时间：2023-10-09 10:07

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附件
1
：

文书档案归档标准

1
主要工作依据

1.1
《归档文件整理规则》
DA/T 22-2000
1.2
《电子公文归档管理暂行办法》
(
国家档案局第
6
号令
)
1.3
《企业文件材料归档范围和保管期限规定》
(
国家档案局
第
10
号令
)
1.4
《企业档案工作规范》
DA/T 42-2009
2
管理职责

2.1
档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文
件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用
;
负责监督、检查、
指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2
各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和
管理，
并在档案员的指导下按档案管理规范，
完成归档文件的整
理与移交工作。

3
归档要求

3.1
归档原则

3.1.1
归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关
的文件为归档主体。

3.1.2
普发性文件
:
凡是属于直属上级主管单位下发的与主
业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短
;
而对层层转发
文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

- 2 -
3.1.3
电子签署文件：凡是在
OA
系统中设置电子签署功能
的，
文件签发人和领导批示必须用电子手签笔签署，
不应采用输
入法或自动生成姓名，否则必须补签。

3.1.4
通过
OA
系统网上流转的、保管期限为永久或定期
30
年的文件，归档时应将电子文件打印成纸质一同归档
;
保管期限
为定期
10
年的文件，允许以电子文件形式归档保存，对纸质文
件不做要求。

3.1.5
无电子文件的纸质文件，一般应扫描制成电子文件。

3.1.6
对机密性文件，其电子文件应脱机保管，不宜挂接电
子文件。

3.2
归档时间

3.2.1
由文书部门归档的现行文件，如通过
OA
系统完成逻
辑归档的
(
通过接口归入档案管理系统
)
，
应采用电子文件即时归
档，
纸质文件定期
(
按季度或按年度
)
归档相结合的办法，
一般应
在第二年
3
月底前完成上一年文件的移交归档。

3.2.2
各部门在各项工作中形成的其它
(
含零星
)
文件，应按
年度归档，或随时归档。

3.2.3
跨年度的计划、
总结、
会议等，
原则上归入形成年度。

3.2.4
职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束
后及时归档。

3.2.5
单位机构变动和职工调动、离岗时留存在部门或个人
手中的文件材料应在机构变动完成后和职工办理调动离岗手续

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时及时归档。

3.3
归档份数

归档的纸质文件应为原件，
一般一式一份。
重要的、
利用频
繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。

3.4
质量要求

3.4.1
归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示
与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；
对有破损的文件应进行修补
;
对字迹模糊或易褪变的文件应予以
复制，并附在原件后面一并归档
;
纸质文件的发文稿纸、文件处
理单应与文件正本、定稿一并归档。

3.4.2
归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用
的复印件归档，
并在复印件上标明原件归档单位，
加盖原件归档
单位的公章。

3.4.3
对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办
人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，
同时签
署姓名及经办日期，闭环后归档。

3.4.4
归档文件的书写材料和纸张
(
不得使用圆珠笔、铅笔、
纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等
)
、装具和装订
(
采用无酸
卷盒，可用不锈钢钉装订或线装
)
应符合档案保护和档案管理的
要求。