沟通改变工作---邮件沟通的艺术
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发布时间：2024-08-29 15:24
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热心网友
时间：2024-09-08 21:02
我一直认为，沟通是一种艺术，无论口头还是书面的。 因为应用广泛，邮件沟通是书面沟通中最重要的一部分，从老板到普通员工都应该学会良好的邮件沟通技巧。
邮件沟通的重要性体现在三个方面：
•效率: 好的邮件内容能够提高沟通效率，让整个团队高效运作、事半功倍；
•专业: 好的邮件内容可以体现专业的职业素养，这点在同客户进行沟通时尤为重要；
•责任: 好的邮件内容能够明确责任划分，充分体现沟通结果，做到事有所属、事有所毕。
一封高效的邮件，需要做到如下要求：
•效率： 减少无效交互，用最准确的信息，最快完成
•责任：书面文件，明确责任，形成约束
•专业：职业素养，提升体验，快乐工作
邮件沟通需要秉持SMART原则。
通俗的来讲，SMART原则的含义就是：
•Specific– 写这个邮件做什么
•Meaningful—预期达到什么效果
•Appropriate—表达要准确合理
•Relevant(相关)—聚焦重点，不要杂乱
•Thoughtful(关切)—礼貌得体
�除了基本原则外，还有以下需要注意的细节：
1. Start With an Appropriate Salutation 开头称呼要恰当
2.Get Straight to the Point 直奔主题
3.Keep it Short 内容言简意赅
4.UseNumbered Points 内容编号
5.Re-read and Use Spell-Check 重新阅读一篇，校对拼写错误
细节的描述如下：
1. 句子的长度最好不要超过一行的70%。
2.明确清晰的邮件标题，避免题不对文
用一句言简意赅的短语描述邮件内容主题，关键字突出邮件主题。比如“关于XXX的问题讨论”，“XXX会议纪要”，“XXX总结汇报”，“XXX问题请YYY尽快回复”等。在点发送按钮前，再一次c检查邮件标题是否与内容相符，避免题不对文（经常在回复邮件里讨论另一话题时出现）；
3.明确的邮件发送列表人
1）主送人一定是事件的关键人，把只需要知会的人放入抄送列表；
2）在点发送按钮前，再一次检查邮件发送列表人，确认关键人是否都在主送列表中；确认是否有无关人员甚至不应该抄送的人员在列表中（特别是客户）；
4.邮件内容：
1)清晰的内容描述，尽量用短句，尽可能分段，一个话题或一件事情分一段。如果确实要用大段描述的，尽量使用1，2，3标号来分点描述，每点描述一件事情或一个含义，不出现二义表述；
2）邮件最开始列出结论，或此邮件需要表述的主题或要达到的目的，随后再分段给出原因描述。即先给出明确的论点再写论据的写法。
3）需要用图表描述的内容尽量放到邮件内容未尾，以免图表占据邮件内容的大片屏幕，导致以免收件人拖了半天才发现后面还有文字内容。如果必须要在文字中间放图表，可以把图表贴在邮件末尾，文字描述中标注请参见后面的某个图表；
4）适当使用加粗、颜色、下划线等来突出关键点；
5.会议纪要邮件
1）会议结束后尽可能快发出纪要邮件，无特殊情况尽可能在会后两小时内发出，避免隔天再发会议纪要；
2）列明参会人员、会议日期时间、会议形成的结论、会后需要处理问题的责任人、问题处理完成时间（如果必要）；
6.邮件回复及时性
对客户邮件需要及时回复，对内部邮件也要及时回复，哪怕简单回复一个got,thanks.
7.跟催类邮件
1）明确指明责任人，避免群发来一句“请相关人尽快处理”；
2）对跟催对象给出明确的完成时间；
3）口气友好，但态度明确不容置否，必要时言明利害；
4）尽量在原有邮件基础上跟催；
8.持续汇报类邮件
同一事件持续进行，每天或不定期对同一事件需要跟踪汇报的，尽量在原有邮件上持续回复来汇报。如发给客户的需求调研进度日报、测试进度汇报日报等，每天都在前一天的邮件上回复回报，同时注意更新邮件标题。
邮件沟通中，有些禁忌的地方需要我们注意：
另外避免中英格式混搭，如果你用英文写Email，段落起始字符请不要缩进，首字母请大写。
这些不是必须的，但如果能做到最好。熟练运用下面的技巧，则表明你已经掌握了邮件沟通的艺术，是个沟通达人。
一些你需要知道的细节：
1. 每逢客户所在国家重大节日时需要发邮件恭贺；如果能获知客户人员的生日、乔迁、升职等信息，并发邮件表示祝贺，则有助于提升客户关系。
2. 有第三方敏感信息时，不能同时发给利益相悖的人员， 比如需求提供方和提出方， 采购方和供应商。
3. 有外籍客户或同事在邮件列表，避免使用中文回复邮件。
4. 一个团队的对外口径要一致，禁止在有客户、代理商和其它第三方的邮件中进行内部争吵。
5. 合同金额、商务策略等敏感信息，需要在邮件中进行安全处理。比如附件加密、隐藏金额、使用代号等。另外可以通过设置邮件内容禁止拷贝和转发来提高安全性。
6. 好的签名对一封邮件很重要。 并不是每个人都认识你，也不是每个人都清楚你的联系方式。在签名里放上电话、邮箱、QQ等常用联系方式，能保证别人更高效地找到你。最好通过HTML或纯文本设置签名，切忌拿一些看似个性的图片（尤其是动态图片）做签名。 这样即显得不专业，又增加邮件本身的大小（对网络不畅的用户，每次收你邮件都是个煎熬）。
如下是一个英文邮件范例，中文情况类似。
沟通是一种艺术，邮件沟通当然也是。 正确地掌握邮件沟通的MUST/DONOT/BETTER,可以帮您提高沟通效率，树立专业形象，在职场道路上更进一步。
