办公室降成本除了节约用电和消耗品管理还有什么？

发布网友发布时间：2022-04-21 17:09

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热心网友时间：2023-08-08 07:33

　　对企业日常的办公成本进行控制要制定完整的控制方案，并严格监督履行。
　　具体可从以下几方面控制：
　　一、建立办公设备管理制度，公司所有电脑、空调、打印、复印、传真等公用设备相关资料统一由办公室造册存档，实行谁使用谁保管的制度。
　　二、制定日常办公用品的管理制度，办公用品由办公室统一计划、统一购买；由办公室和财务部共同负责，要货比三家，做到物美价廉，使用材料要节约，减少浪费。
　　三、监督水电的管理，让节约用电、节约用水应成为一种自觉的习惯。
　　四、合理制定电话使用的管理制度。让公电公用，合理使用电话，节约通讯费，可考虑插卡电话，给员工分配话费。
　　五、完善车辆管理制度，公车共用，审批手续、流程严格执行。
　　六、招待费、差旅费、住宿费的报销及出差补助的管理制度，对与业务相关的费用管理与控制，避免不必要的开支与浪费，合理控制公司招待费用、差旅费、住宿费的报销标准，提高公司的管理水平。

热心网友时间：2023-08-08 07:33

一、背景1、概述随着科技的飞速发展，办公自动化设备在企业运作中所起的作用也越来越大，而且随着市场竞争的加剧，客户的个性化需求越来越高，企业的快速反应能力成为克敌制胜的关键。这就对管理提出了更高的要求，信息要更加及时和准确，管理控制更加到位，企业的全面信息化迫在眉睫。2、面临挑战随着业务的不断增加和市场竞争形势的严峻，公司在经营过程中暴露出如下的问题：1．由于业务需要，公司每天都要发送大量传真，如产品资料、报价、合同等，每次发传真，都要先打印再每张的发，遇上对方占线，更是费时误事。有时一份资料发给多个客户，更要占用大量时间，而且繁琐枯燥。2．公司的传真机经常会收到许多垃圾广告，无端地浪费了纸张、墨盒、色带等耗材的支出，带来了不必要的办公费用上涨。3．公司老客户往来的传真经常需要查找，但纸质的传真整理和查找十分麻烦，以前经常因为找不到和客户往来的传真而收到老总批评。4．人事部门有很多人事档案资料，往来的传真都需要保密，平常需专人在传真机前接收，费时误事，效率低，还需要提供专门的保密场所。5．公司部门较多，需要多部传真机，浪费资源不说，有时不知哪个机器接收的。6．同时企业内部员工之间不能共享传真信息。7．管理成本过高。由于手工操作，为了加强管理和保证传真的准确、及时处理，势必增加人员，引起管理成本增大。8．维护耗时耗力。如果传真机不及时维修，经常会出现传真图像质量不高的现象。公司不得不派专人负责定时检修。二．解决方案1. 系统概述艾普尔是基于网络的客户端/服务器的企业传真系统，艾普尔作为服务的提供者为网络的用户提供共享的传真功能。而客户端软件使您可以直接在自己的终端上发送传真，就象发送Email或文件打印一样简单。接收到的传真以自动分发的方式被转送到员工的传真信箱。它能处理大量并发的传真任务，同时它能实现Email-to-Fax转发功能。客户端通过网络访问传真服务器，安装了传真板卡的传真服务器负责传真的发送与接收。传真板卡直接与电话(传真)线相连。客户端的传真任务被发送到传真服务器上，传真服务器将传真自动排队，通过传真板卡发送出去。同样，所有的传真被接收到传真服务器上，然后，通过自动分发的方式被员工接收。传真服务器依赖于传真板卡提供的传真服务；传真客户端与传真服务器及传真信使直接进行交互式通讯。传真服务器负责传真收发、信息保存、分类管理及任务调度等事务；传真信使负责向客户端发送实时信息，随时向用户报告收发传真的情况。文档转换负责把用户要发送的文本文档转化成传真用的TIFF文件格式，并可再通过传真硬件把传真转发出去。2．系统配置针对客户传真量大，系统可靠性要求高，艾普尔传真服务器采用了集成一体机方案，系统包括—计算机服务器、一个4端口的Intel传真版卡，系统预先在出厂前已经调试好，减少了在现场软硬件的兼容问题，把安装调试的时间降到最低。3．系统优势系统采用Intel Dialogic 传真板卡与电信公共电话交换网连接，Intel是传真行业质量最好的硬件。通信质量高、可准确识别主叫、被叫号码，电讯信令整合系统提供了4个传真通道可同时收发传真。4个通道拥有一个速选的传真号码，避免了传真占线的情况。 Email to Fax Gateway将传真服务器与Internet邮件服务器相结合，实现传真/Email的转发。给每个员工分配一个传真信箱号码，当传真电话进入系统后自动播放语音提示请输入传真信箱号码，系统将识别DTMF信号后将传真自动分配到指定的传真信箱中。只有信箱主人才能收到这份传真，增强了传真的保密性。相当于每个员工都有一台传真机。在自己的电脑上直接发送传真文档，同样的传真发给不同的地点，从地址簿中选择组信息实现传真的群发功能。当对方是人工接听时系统自动播放语音请求接收传真，提高了传真的成功率。在传真发送失败时，系统自动重发。系统支持IP传真，节省传真通信费用。由于是自主研发，采用纯中文界面、采用浏览器界面，也可用用户习惯的微软的Outlook，或IBM Lotus Notes的客户端收发。这些设计让用户很容易上手使用。通过域内的用户相互发送和转发传真文件，增强了企业内部的信息交流。在浏览器上为用户提供了一个用户管理、传真管理的界面。传真地址簿用于管理客户信息。系统提供了常用地址簿数据库的导入/导出功能。系统将接收和发送的传真保存在不同的文件夹中，用户可以按多种方式快速查找传真文件。服务器端管理功能强大，包括：系统设置、用户管理、系统监控、传真日志、传真计费等等。目前，很多的公司都在实施或计划实施CRM/ERP项目。只要在自主研发的环球易传服务器上进行二次开发，就能够很方便地嵌入到整个ERP系统中，实现真正的统一管理。三、效果分析1．简化工作环节，节省成本，提高工作效率电子文档直接传真，不需浪费时间等候。可节省大量的资源、人力、时间，省下大笔费用。接收传真时传真直达收件人，减少多余的环节，缩短信息传递时间，使传真尽快得到处理。2．集中传真资源，节省费用如果选用传统的传真机，按每台一、两千元左右的价位，同时购置多台，对于公司来说也是一个不小的开支。而艾普尔传真服务器只用一台服务器就取代了几十台昂贵的传真机，在最初购置成本上有很大的节约。3．节省维护费用由于广告行业对传真有很大的依赖性，每台传真机的维护成本也居高不下，而采用艾普尔传真服务器就可以节省维护费用。4．采用Dialogic传真卡通过Dialogic传真版卡，用户可以随意从4口到64口扩容，在与电讯局有E1连接的情况下，更可利用E1传真，大大的增加传真通道的容量，传真通道共用一个连选号码。用户只需要记住一个号码就可以随时与公司联系。这一点对于公司也很重要。传真资源共享，30个传真通道系统智能分配，提高系统的利用率，保证信息传递更加畅通。域内用户传真文件的相互传递，提高了工作效率。5．全方位的传真服务艾普尔传真服务器Email-to-Fax网关使用户的办公室成为移动办公室，不论用户在家里、在出差旅途中都可以收发传真，达到没有时间、地点和空间的*。6．节省通信成本，提高企业竞争力利用通信费用优惠的时间段发送传真或利用IP网关，通过Internet发送传真，大幅度降低传真费用。文章来源：