采购部工作流程图及工作说明
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发布时间：2024-10-03 12:53
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时间：2024-10-31 08:41
适用于公司所有原材料、辅料、设备、设备配件及生产易耗品等物料（不包括办公用品采购）采购计划的编制、审核及下达；在采购计划的指导下，有效降低不必要的采购成本，确保采购计划数量和时间上都可以及时满足生产经营的需求。
流程角色
主导部门：采购部
配合部门：营运部、生产部、财务部
参与部门：营运部、生产部、财务部
流程说明
生产部下达月度生产计划，计划分解到周，每月25日下发下月《生产计划表》至仓库；
仓库接收《生产计划表》后，在两个工作日内根据库存状况，将计划转化为《物料需求计划表》下发至采购；
采购在接收到《物料需求计划表》后，两日内根据采购周期和需求特性制定《采购计划表》报财务审核；
财务接收到《采购计划表》后，壹日内根据生产计划和库存进行审核；
采购在收到财务审核通过的《采购计划表》后，实施采购作业。
二、合格供应商管理流程说明
为了稳定供应商，建立长期互惠供求关系，向公*期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。
流程角色
主导部门：采购部
配合部门：工程部、研发部
参与部门：采购部、品管部、工程部、研发部、生产部
流程说明
采购部依照公司常用生产原材料或辅助生产的原材料，由技术部/研发部提供的资料，采购部利用各种渠道寻找供应商。
采购部对初选供应商分别记录并做出《供应商调查表》，对供应商员工、生产能力、认证证书、产品检验报告等。
对合乎要求采购部组织技术部、研发部、品管部、生产部对供应商进行初步评审。
初步评审未经通过则返回重新寻找供应商，经过样品测试及产品测试，试产产品经技术、品管、研发承认确定，未经通过则重新要求供应商试产，试产不合格，则重新寻找供应商；鉴定经通过，采购部组织进行现场考察，现场考察合格后，进行小批量试产，试产不合格，则重新寻找供应商，通过后纳入《合格供应商名录表》。
三、生产物料采购流程说明
规定物料采购流程，为了保证购买性价比更好的物料和保证物料的保质保量按期交货。
规定采购合同评审的流程，确保物料采购合同有效性和实用性。
流程角色
主导部门：采购部
配合部门：品管部
参与部门：采购部、供应商、品管部、财务部
流程说明
仓库根据《采购计划表》编制《申购单》，经财务审批，总经理审核传至采购部；
采购部根据申购单，判断物品是否特殊采购，选择供应商下达《采购订单》或合同；
《采购订单》或《采购合同》下达后，采购人员对供货周期进行跟踪；
货物送到后，采购人员携物品开《验收入库单》送至品质管理部检验（验收单一式五联：存根联、财务联、仓库联、核算联、检验联）；判定为不合格品走不合格品控制流程，合格产品办理入库作业。
四、外协采购流程说明
为了确保本公司外购产品均能符合适质、适时、适价并适时供应本公司销售计划所需产成品优质的品质及售后服务之合格外协厂商。
流程角色
主导部门：采购部
配合部门：品管部
参与部门：采购部、品管部、财务部
流程说明
采购人员根据采购计划，判断物资是否需要外协采购，如需外协采购，进行询价、比价、议价流程；
形成比价单后报财务审批；
确定外协供应厂商，外协厂商的确认需组织品管部、技术部等共同参加；
采购与其外协厂商签订协议书（包括供货合同和品质保证书），进行采购作业。
五、采购付款流程说明
适用于公司除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。
流程角色
主导部门：采购部
配合部门：财务部
参与部门：采购部、财务部、总经理
流程说明
采购物资经检验合格入库，要求供应商开具*（*专用*或普通）与验收入库单核对无误后同申购单、验收入库单办理报销*手续。
编制付款申请单，先由部门经理审核然后交至财务部审核无误后呈交总经理审批；未经审批则返回重新核对。
总经理审批通过后将付款申请单交至财务部安排付款、*核销。
六、原材料入库流程说明
对本公司进料的数量进行控制，确保进料数量准确，满足生产的需要。
流程角色
主导部门：采购部
配合部门：仓库
参与部门：采购部、财务部
流程说明
仓库根据采购人员送达的验收入库单点收货物（只限于合格产品），核对是否有误，无误后仓库按指定的区域储放。若是生产急料，仓管可放生产备料区。
点收完毕，办理记账手续，同时登记ERP，月末将相关票据传递至财务。
七、原材料出库流程
对所有原材料出库工作的规范化管理，满足生产的需要。
流程角色
主导部门：仓库
配合部门：生产部
参与部门：仓库、财务部
流程说明
仓库所有材料出库，均需凭有效之《领料单》予以发料。
生产部领用材料，仓库凭生产技术部门的用料定额和生产部负责人签发的领料单发料。
发料完毕，办理记账手续，同时登记ERP，月末将相关票据传递至财务。
