如何理解秘书机构四大职能的内在关系

发布网友发布时间：2022-05-20 20:45

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热心网友时间：2023-11-24 05:13

秘书职能环境是秘书职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。秘书从职能环境中吸取物质、能量、信息,形成发挥特定功能的职能场。正确认识秘书职能环境，强化环境意识，准确把握影响秘书职能场的各个要素，对做好秘书工作是至关重要的。在如今信息技术飞速发展的社会中,人们的管理工作也日趋复杂,秘书作为一种独特的社会角色,处于组织的枢纽位置上,其特定的职能,规定了其特定的地位和作用:服务组织领导,沟通上下,联系左右,通过相对独立的协调活动,发挥中介纽带作用。秘书人员在这种特殊的工作环境中,其职能环境对秘书工作具有重要的影响。我觉得要建立和优化秘书的职能环境，就要对领导提供优质的服务，还要与职能部门密切合作，为人民群众排忧解难，为企业单位出谋划策。一、沟通上下，成为领导与其他员工之间的桥梁秘书人员作为沟通上下的桥梁，最重要的是保证上司和下属之间的双向有效沟通。以一个普通的企业单位来说，领导作为公司的决策者和管理者，他的权威是有必要得到尊重和保障的，这是一个企业顺利运行的必要提前。领导决定的*必须在企业内部相关范围内得到畅通无阻的执行。如果其他员工对领导的决策有不理解或异议的时候，秘书人员应该主动向他们解释清楚领导的意图，以便克服阻力，保证领导的决策顺利地贯彻落实。秘书人员既不能对自己的职责推诿搪塞也不能含糊其辞地解释，要努力做到及时、准确地传达上级领导的精神，消除误会，做好*执行的“推手”。除了保证信息的准确下传，也要做到信息及时的上报。当员工对上层提出意见或者为了自身的利益需要向领导诉求时，秘书人员也同样负有向领导传达这种诉求的责任，以便帮助领导在制定*的时候能够充分考虑到下属的需求，使领导制定的决策更加科学化和人性化。如果有人亲自要求与领导面谈或者有其他单位的人来拜访领导，而领导恰巧不在的时候，秘书人员应该要热情接待来访人员，耐心听取对方的要求，可以做适当地记录，等领导回来后及时向他反映。在保障领导与员工之间的双向沟通下，秘书应该清楚地认识到自己不仅仅是起着桥梁的作用，还是为领导鞍前马后的积极分子。秘书必须要给老板提供优质的服务，所谓优质，其实我觉得让老板满意的服务就等于优质的服务。秘书随时随地听候领导差遣，为领导分担大小事务，一切以领导的命令为指令，在原则范围内为领导为公司赢取最大的利益。一旦领导的意图或指示有不当的地方，秘书也要勇敢地提出建议、合理地加以劝阻。二、联系左右，成为各职能部门之间协调配合的纽带秘书人员在在日常工作中，除了担任领导与员工之间的桥梁作用，也需要在各个职能部门之间进行横向的沟通协调，以便企业内部工作的正常运行。如果要做好这根“纽带”，秘书人员可以从三个方面入手：首先，要熟悉了解公司各个职能部门的隶属情况和业务分工。这样，在沟通协调各种事务的时候才能提高效率，做到有的放矢，有正对性地进行沟通联系，避免发生张冠李戴的错误。其次，针对不同的职能部门，要学会采用不同的沟通联系方式，不能自以为是，更不能自认为是领导的助手而高人一等。如果以这种高傲的姿态去沟通，势必会引起各部门的反感，遭到他们的非议，影响公司整体的和谐关系，人为地造成政令不畅的局面。同时，秘书还要注意进行换位思考。因为各个职能部门的工作相对独立，在与各个部门沟通领导交代的工作时，必然会增加他们新的工作量。如果他们有什么怨言，秘书也要及时地开导，以照顾公司大局为出发点，激发员工的工作热情。第三，在处理事务的过程中既要灵活地协调，还要注意坚持原则性。不该说的不说，不该做的不做，以防止因工作上的失误而损害公司的利益。同时，在涉及到程序性很强的工作时，一定要严格遵守规章制度办理，不能因私废公，造成不必要的损失。三、协调内外，成为公司对外开放的窗口如果领导除了在公司担任职务，还在外边的其他机构或组织担当职务，那么，秘书就必须内外兼顾，所以秘书一定要腿脚勤快。当公司和其他公司有业务上的合作来往，秘书在为领导服务的同时，还要与外部的人员进行沟通联系。在遇到这种协调内外的情况时，秘书人员一定要注意自己的形象，必须保持良好的精神风貌，因为这时候秘书代表的是公司这样一个集体，所以不可忽视仪容仪表的干净整洁。另外，秘书还要对对方的情况要有深入的了解，这不仅是对合作对象的尊重，也是对自己公司负责的表现。其次，在工作过程中要做到迅速反映，准确地完成工作目的。在不同单位之间协调各种工作，其难度和复杂程度肯定要高于内部之间的协调，往往会有各种意料之外的情况发生。所以秘书人员务必要提高职业素质，凡事做到沉着冷静，遇事不慌，为领导工作的顺利开展铺桥搭路，保驾护航。最后，在同其他单位的接触过程中，还要发扬“拿来主义”的精神。要虚心向对方学习宝贵的工作经验，为自己今后工作的进步添砖加瓦。秘书的职能环境是一个庞大立体的环境，看似复杂，其实也是有章可循的。在秘书所要服务的对象的职能环境中，要以科学发展观为指导，全面、细致、深入地思考工作中遇到的各种问题。秘书人员要坚持理论与实践相结合，勇于打破思维定势，用新的思维去指导工作，用新的方法去改进工作，才能更*地完成本职工作。