工作中有没有什么好的文件分类和整理方法
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发布时间：2022-04-26 03:42
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时间：2022-05-03 02:24
链接：https://www.hu.com/question/34633472/answer/59495002
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1) MECE Mutually Exclusive, Collective Exhausted 原则进行文件分级与分类。
首先，你需要对你的文件进行分级与分类。分类与分级的原则，这里推荐大麦提出的经典的MECE原则，也就是mutually exclusive, collective exhausted，相互独立，完全穷尽原则。简而言之就是你需要不重复也不遗漏的把你的所有文件放到不同的文件夹里。
以我个人为例，在文件分类的最高层级，我把我的文件类型分成1）工作 2）生活 3）学习
对于工作这个子文件夹，我又按照我日常的工作内容分成了以下几个模块：参考资料，财务预测，内部控制，财务分析，流程优化，其他。
对于生活这个子文件夹，我将其分成了：1）个人基本资料，里面用来放比如个人一些关键信息，比如个税的申报，证件照，身份证扫描等等；2） 旅行，用来放我的攻略以及旅行照片 3）随笔，用来放我一些在知乎的答案以及个人专栏的文章 4）报销，用来放我出差报销的一些凭证。
对于学习这个文件夹，我按照我最想要掌握的几类知识分成了以下几类，1) MS Office 2) 软技能 其中有一些关于沟通、谈判、情商的书籍； 3）专业技能，其中涉及一些CPA以及关于财务分析的书籍 4） 课外知识，其中又会按照不同的行业和知识领域进行划分，总结一些自己课外的读书笔记。
总而言之，你需要仔细思考如何分解你的文件，才是最有效的方式。
2）对于处于比较低级别的子文件夹，可以按照”重要性原则“/”时间序列原则“/"资料来源“进行分类。
时间序列分类：有助于对历史的文件进行查找和比对。比如如上提到的对于“财务预测”这个子文件夹，我会按照不同的财政年，FY1314, FY1415，每个财政年又会按照不同的月份进行分类。
重要性原则：工作中总有一些事情是那种繁琐的小事，可以把这些小事统统打包在“其他”这个文件夹里。
资料来源分类：工作中不可避免的需要从其他同事那里按固定的频率拿一些参考资料或数据，也可以按照资料来源对文件夹进行分类，比如 from boss, from HR, from Marketing等等。
3）成立两个特别文件夹，”待办事项“ 与 ”重要参考“。
”待办事项“ 工作中最头疼的莫过于如何开启多任务模式，处理各种待办事项，因此你需要一个”待办事项“文件夹，而对于这个文件夹的分类，推荐使用《要事第一》中提到的方法，将你的待办事项分成 横坐标为important, not important,纵坐标为 urgent, not urgent的四种组合。记得每个月对待办事项这个文件夹做一次更新，把已完成事件放入其应当归类的文件夹
”重要参考“ ，工作中总有一些资料、经验或者数据是要时常用到的，可以开设一个文件夹专门存放此类文件，在需要它的时候能够第一时间找到他们。
