企业文档资料非常多,用什么管理会比较好?
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发布时间：2022-04-26 18:20
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时间：2023-10-20 16:57
建议用电子文档管理系统，既方便快捷，又安全合规。
传统的合同管理方式采用的是手工管理合同，即专人进行专柜管理或使用Word、Excel进行合同管理。但由于合同涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此传统的手工管理方式存在管理效率低，费时费力等问题，具体如下：
1.文档管理难、不便查阅
传统的合同管理中，纸质版合同与电子版合同共存，当企业需要查阅以往合同进行决策参考时，查找非常不便且较耗时巨大。
2.格式不统一，信息汇总难
采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，汇总工作耗时太大，且存在人为统计误差的风险。
3.保管过程中易遭篡改、损坏
合同涉及企业核心商业机密，应小心谨慎保管。但传统的手工管理易存在被人篡改、偷盗及损坏的安全隐患，给企业带来经济风险。
4.缺少关键节点的预警机制
手工管理合同缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能提示管理者及时的签署，不能准确地预测近期可能发生的收支项目。
与手工合同管理相对的则是合同管理系统。合同管理系统是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。
合同管理系统具备的基本功能如下：
1.合同起草、修订
合同管理系统支持在线起草、编辑、修订、导入合同等功能，此外合同管理系统还提供海量合同示范文本库，用户可快速生成符合自己企业的合同范本。
2.合同审批
合同管理系统支持企业根据自身的业务流程自定义合同审批流程，并保存所有的审批意见，供合同审批人参考，支持在线打印及下载合同审批单。
3.合同文件管理
合同管理系统可以管理企业所有与合同相关的文件，如合同原稿、合同变更文件、合同附件等，并且支持合同分类归档，在线查询及下载等功能。
4.合同进度查看及提示
合同管理系统可以明确记录合同签订进度及签署时间，并且提示用户有待签署的合同，方便用户随时了解合同执行的状态。
5.其他自定义管理
合同管理系统除去基本常用的功能之外，还可支持企业根据自身业务需求自定义系统功能，如合同变更管理、结算管理、商品采购管理、项目管理等功能。
相对于合同管理系统，传统手工合同管理存在很多的弊端，已无法满足企业发展的需要。而合同管理系统采用互联网+思维，不仅能够完美的规避传统合同管理的缺陷，且能够使企业进行合法化、标准化、有效的管理合同，树立良好的企业形象和诚信，从而提高企业在市场经济中的核心竞争力，促进企业的稳定发展，是所有企业的最佳选择。
目前市场上的合同管理系统软件大致可分为两大类：本地化合同管理软件、SaaS版合同管理软件。
从软件的功能和特点上不难看出，SaaS版合同管理软件在功能性和便捷性方面更优于本地化合同管理软件。SaaS版合同管理软件在提供标准化的合同管理功能的同时，还能够提供更全面的法律服务，保护企业合同的合法安全性，解决合同纠纷存在取证难的隐患，在成本上也远远低于本地化合同管理软件的费用，大大减少了企业管理成本的支出，能够适应不同规模企业的需求。
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时间：2023-10-20 16:57
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时间：2023-10-20 16:57
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时间：2023-10-20 16:58
