Excel数据验证,不得不说的几个事情!

发布网友发布时间：2023-07-03 21:55

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热心网友时间：2023-09-14 04:42

数据验证是Excel提供的用于检验数据有效性的功能。相比事后在大量数据中手工校核，不如在事前使用好数据验证功能，从而更好地保证表格数据的完整和规范。对于学习Excel，了解和掌握数据验证功能是很有必要的。可在实际应用中，尽管数据验证功能全面和完善，依然存在要怎么用，如何用，何时用的问题。

了解和掌握数据验证功能指定了数据类别，我们就可以把数据组织起来并保存到Excel中。资料分类只能保证所储存的资料符合分类规定，而不能保证是否有效可靠。举例来说，一个人的身高被定义为以两位小数表示的数字(以米为单位)，至于输入是1.75，还是100.75，都符合这个标准。但是我们知道100.75不会起作用，现实中没有这样高的人。在Excel中，如何保证数据的有效性和可靠性，是数据验证功能要实现和解决的问题。

在软件系统中，数据验证或者说保证数据的正确性和一致性一直是最高级别的工作和任务，它涉及到系统的各个方面，从字段、记录、行间、表间验证，到前端验证、后端验证，甚至是双重验证。由于数据畸变将导致以后的工作和结果失去意义。

EXCEL中，数据验证是对某一类单元格的值进行验证。确认程序包括设置，输入信息，错误警告。Setting，是数据验证的定义，通过定义Excel，可以自动判断当前值是否符合要求。在单元格被选中时，输入信息，即及时提示用户的信息，告知对输入内容的要求。错误警告，是指对违反规则的处理。这三个部分构成了数据验证的有效性部分，缺少任何一部分都将影响数据验证的有效性。

使用验证功能的局限性尽管我们知道数据验证的重要性和必要性，但它在实践中也有其局限性。资料核实功能通常是由多人使用才起作用的，但即使上级让下级汇报资料，上级也认为面对面或电话交流是最有效的方式，很少会选择在Excel中加入资料核实功能来解决问题。解决问题的方法是与地域文化、传统观念有关，因此，在实际工作中是否使用验证功能，确实需要权衡利弊。

建议在Excel模板中使用在制度和管理的刚性要求面前，数据验证功能似乎有更多的应用机会。当员工提交的表格必须严格按照要求时，可以先将表格保存为模板，将具体的要求通过数据验证的方式固化在模板中，以保证填报数据准的确性和整个表格的有效性。

验证功能只对新数据有效添加了已填充数据的单元格的验证功能无效。当单元格值发生变化时，会触发数据验证。当原来的值没有改变时，如果它不符合标准，则不会触发验证功能。因此，如果决定使用验证功能，最好在未填完数据的情况下就进行设置，而不要等到数据全部填完之后。

提示信息和出错警告一样重要很多人在介绍数据验证功能时，更多地讲如何设置。设置固然重要，它是执行验证的标准，但是提示信息与出错警告一样重要。充分的提示信息可以让人更好地理解填写要求，从而在提示信息的引导下，填写正确、有效的信息；出错警告是为出错问题提供解决方案的，其重要程度不言而喻。如果出错，却没有对应有效地处理方式，那么验证功能也就失去意义了。

正确使用出错警告的三个级别错误警告分为*：提示，警告，停止。“讯息”的含义是告诉你有这样的要求；“警告”的含义是最好的执行要求，实在不执行也没关系；“停止”的含义是必须执行要求，不执行要求，那也不行，只能停在这。很明显，三个层次在提高。选哪一种，要看具体情况。

以上就是对于Excel数据验证功能谈到的几个问题，希望能够对你有帮助。