用word做规范化手册,有没有行业标准。
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发布时间：2022-04-24 16:59
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时间：2023-08-02 13:41
二000年十一月
1 范围
本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
2 引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T 148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3 定义
本标准采用下列定义。
3．1 字 word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3．2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行；公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸
5．1 公文用纸幅面尺寸
公文用纸张采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T 148。
5．2 公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm
版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
7 排版规格与印装要求
7.1 排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
7.2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
7.3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7.4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书 间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，*茬或缺损。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
8.1 眉首
8.1.1 公文份数序号
公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序
编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。
8.1.2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角
第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★”隔开。
8.1.3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角
第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
8． 1。4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成；对一些特定
的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识（见图三）。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm×15mm(高×宽)。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
8．1．5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识
下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01），不加“第”字。
发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8．1．6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签
支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序
依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名
处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
8.2 主体
8．2．1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 8．2．2 主送机关
标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
8．2．3 公文正文
主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
8．2．5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见8．2．6。
8．2．6 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8．2．6．1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成 文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
8．2．6．2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
8．2．6．3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
8．2．7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
8．3 版记
8．3．1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
8．3．2 抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
8．3．3 印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
8．3．4 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
8．3．5 版记的位置
版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
9 页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，
数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
10 公文中表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。
11 公文的特定格式
11．1 信函式格式
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线 (上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗) ，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下l行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。
11．2 命令格式
命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边
缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；
正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素从本标准相关要素说明。
11．3 会议纪要格式
会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位
置同8．l．4，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
12 式样
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；
上报公文首页版式见图3；公文末页版式见图4；联合行文公文末
页版式1见图5；联合行文公文末页版式2见图6。
(摘自中国标准出版社《国家行政机关
公文格式》GB／T9704一1999)
附件：条文释义
1 范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
(1)内容范围
内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称“公文”）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。
(2)适用范围
本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
(3)特定范围
《办法》规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民 族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。
2 引用标准
GB／T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
在本标准中引用的国家标准GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准ISO 218等同采用过来的，因此其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在A系列纸型中，公文用纸的纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm，并规定各裁边的误差为土 3mm。因此GB／T 9704一1999《国家行政机关公文格式》中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是GB／T 148—1997《印刷、书写和绘图纸幅面尺寸》。
3 定义
本标准采用下列定义。
3．1 字 Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3．2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7／8倍的距离为一基准行；公文标题以2号字高度加2号字高度7／8倍的距离为一基准行。
在本标准中为确定公文中各项要素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是“字”，纵向描述就是“行”。在这两项定义中，“字”指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7／8倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。
4 公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g／m一80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％一90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7．5—9．5。
由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。
公文用纸的质量为60g／M2—80g／m2的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g／m2的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用70g／m2的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。
公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。
不透明度≥85％是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。
pH值为7．5—9．5是根据国家档案局制定的行业标准DA／T 11一1994《文件用纸耐久性测试法》中的相关规定确定的。
这项行业标准规定，存档时间在200年以上的一般耐久纸，其用纸的pH值应为7．5—9．5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。
5 公文用纸幅面及版面尺寸5．1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB／T 148。
5．2 公文页边与版心足寸
公文用纸天头(上白边)为：37mm±lmm
公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。
作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：
(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势
国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标准，即ISO 262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型 (2l0mm×297mm)。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。
鉴于A4型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用A4型纸作为公文用纸。
(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件
我国在1987年和1988年分别等效ISO 6716和ISO 216制定了我国国家标准GB／T 788和GB／T 148。但考虑到我国的实际情况，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准16开型。随着国际标准A4型的普及，各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理A4型纸的功能，使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此GB／T 148和GB／T 788已作了修订，明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准A4型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。
(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析
长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。
用这种纸型印制的公文承载有效信息量小，不利于与各国*或国际组织进行公文交往。16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用B5型纸与l 6开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的*文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准A4型规格比较严格，无论在哪里
买到的A 4型纸其误差不会超过lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰l 6开型公文用纸纸型，采用国际标准A4型作为
公文用纸是十分必要的。
将公文用纸由l 6开型改为国际标准A4型，是我国公文用纸的一场*性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以A4型作为基本纸型，很多*部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制A4型公文。
目前，淘汰16开型纸，采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4型。
6 公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。
7 排版规格与印制装订要求
7．1 排版规格
正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。
7．2 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。
7．3 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BLl00％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
7．4 装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm一5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±lmm，四角成90度，*茬或缺损。
长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。
(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
(2)在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。
(3)在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以基本保证公文的颜色的相对一致。
(4)在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。
8 公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使用，“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方
便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界
限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首
所合各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。
主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于
公文实质性的内容均在此部分，称之为“主体”有其道理。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题； 如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、 “身”、“脚”三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行“解剖”，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。
8．1 眉首
8．1．1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编
号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上
角第l行。
并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如果发文机关认为有必要，也可对
不带密级的公文编制份数序号，如*文件都编有份数序号。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌
握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握每一份
公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要
登记份数序号。
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。
一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两
位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷?/cn>
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