企业印章使用与管理过程中,有哪些注意事项?

发布网友 发布时间：2022-04-25 07:38

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热心网友 时间：2023-04-23 12:11

印章管理及使用过程中应注意的事项供企业参考:
一、印章的纠纷
*在审理中发现目前围绕公章使用发生的纠纷主要有以下四类：
1、刻制假冒公章
甲公司是一家正规经营的公司。高某通过种种途径找到甲公司公章的样本，然后花钱找人依样画葫芦地仿刻了一枚假公章，然后凭借这枚假公章“李鬼转身一变成了李逵”，冒用甲公司的名义与乙公司签订合同。事后发生纠纷，当乙公司找到甲公司要求承担赔偿责任时，才发现合同上公章是假的，但此时，始作俑者高某早已逃之夭夭。
2、扫描打印公章
甲公司与他人签订了一份合同，上面盖有甲公司的公章。高某辗转拿到这份合同的复印件，然后通过先扫描、再用彩色打印机在一份事先准备好的合同上打印出一枚红色的公章，最后再拿着这份“盖有”公章的合同与他人签约。这样的公章也很容易以假乱真，但是如果稍稍留意一下，还是能够发现没有油印等公章正常使用时所具有的印迹。
3、不具资质的部门公章
目前在实践中，有些合同上加盖的公章是以所谓的“甲公司第三项目部”等下属部门名义加盖的，一旦发生纠纷，起诉甲公司时，甲公司很可能会矢口否认存在下属第三项目部，并同时否认该公章的效力，在这种情况下，原告很可能会由于缺乏足够证据证明其与被告甲公司之间存在合同关系，而无法胜诉。
4、公章印模含数字
一些公司的公章是这样记载的：北京市甲公司（三）。不要小看这里的“（三）”，它往往会成为公章的玄机所在！一旦发生纠纷，合同一方当事人以盖有这枚公章的合同为证据起诉北京市甲公司，被告可能会辩称：我公司在工商部门备案的公章并没有序号，不过我公司的确有多枚并未备案但含有序号的公章，但就是没有序号为“（三）”这个数字的公章，因此我公司否认该公章的效力，也不认可这份合同。在这种情况下，原告如果没有其他的证据作为佐证的话，很可能会处于被动的处境。
二、印章基本知识
（一）、 企业印章种类及用途
1、公章：用于企业对外事务的办理，可用于签订合同。
2、财务专用章：用于企业有关财务票据、支票等的出具。
3、合同专用章：通常在企业签订合同时使用。
4、法定代表人章：用于特定用途，如企业出具票据时要加盖。
5、*专用章：开具*时使用。
6、电子签名：依据我国电子签名法规定，电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。电子签名不适用下列文书：
（1）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；
（2）涉及土地、房屋等不动产权益转让的；
（3）涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；
（4）法律、行*规规定的不适用电子文书的其他情形。
（二）、 刻制公司印章的要求
依据《*关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》对企业印章的具体要求为：
1、圆形；
2、直径不得大于4.5厘米，*刊五角星，五角星外刊单位名称，自左而右环行；
3、所刊名称，应为法定名称。如名称字数过多不易刻制，可以采用规范化简称；
4、印章所刊汉字，应当使用*公布的简化字，字体为宋体；
5、其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制；
6、应到当地*机关指定的刻章单位刻制。
三、企业印章管理及使用应注意的事项
1、应规定由专门部门或专人管理印章，制定具体的管理职责。管理要严谨但又不失使用印章的及时性。如由弹性工作时间的人来保管印章，会影响使用印章的及时性，有碍企业的运作效率。
2、根据企业实际情况，制定严谨的用章审批程序，包括但不限于：填写用章申请表（注明用章事由、特殊要求、申请人签字）、领导审批（包括部门领导、最终决定领导）。但要注意审批层级不要过多，否则有碍企业的运作效率。
3、印章管理人盖章后，由使用盖章文件的人签收该文件的原件，并由印章管理人保存签收凭证和已盖章文件的复印件以作归档备案。
4、必须由印章管理人员亲自盖章，不能由他人代为盖章，同时不能让印章离开印章管理人员的视线范围。
5、一般情况下不能携带印章外出使用，特殊情况确需外带印章使用的，应经有权决定的领导批准，登记好外带印章的名称、事由、借出时间、归还时间等。有条件的应由印章管理人员携带印章同行。
6、已盖章文件无需使用或需要修改的，应及时收回该已盖章文件原件以作归档或其它处理。
7、禁止在空白纸张、空白格式合同、空白单据、空白介绍信等空白文件上盖章。如有特殊情况，需经申请，由有权决定的领导审批，由印章管理人员详细登记该文件名称、编号、数量、用途等，并跟进该文件使用情况，如超期未使用应及时收回。
8、如因企业业务需要，确实要向企业各营业网点配送已盖章的空白格式合同等文件的，应做好配送管理，包括但不限于：详细登记配送该文件名称、编号、数量、用途等信息，定期配送、定期收回未使用或作废的文件、定期清点核实遗失文件并刊登遗失声明等管理操作。
9、如有曾经申领已盖章的空白格式合同等文件的职员或曾经在配送已盖章的空白格式合同等文件的营业网点工作的职员离职的，企业应及时将该职员离职的情况以书面通知相关客户，并保留客户签收凭证。
10、企业之间签订合同时，应尽量由双方当事人的法定代表人一起到场共同签字盖章，如法定代表人不能到场的，可委托代理人到场签字盖章，切记保存授权委托书、法定代表人证明书、法定代表人和代理人身份证复印件等委托文件。
11、企业之间签订合同，应使用公章或合同专用章，避免使用部门印章或带有数字的印章等。签名盖章的位置应靠近合同的最后一条条款，并在最后一条条款之后注明“以下无正文内容”。合同书每一页均应盖骑缝章，骑缝章应完整跨越合同书每一页，但不能超出最后一页的页面范围。
12、如有登记项目部门等部门印章的，也必须由专人严格按照公司印章管理规定进行管理。该部门发生变更或撤销的，应及时收缴部门印章及用印管理登记记录，清点核实用印情况，到相关管理机关办理注销登记，并及时通知有关客户。
13、发现本企业印章被仿冒时，应立即收集证据材料，及时采取：向*机关报案、登报发表声明、书面通知潜在客户等措施，以避免损失扩大。而且依法追究仿冒人的赔偿责任。
14、企业应定期检查印章的使用情况，发现问题及时采取措施处理。加强印章管理部门及管理人员的法律风险防范意识，提高管理技能。
15、印章被盗、抢或丢失的处理程序：
（1）由企业法定代表人或其代理人持授权委托书、法定代表人证明书、法定代表人和代理人身份证、工商营业执照副本等*机关规定的材料，到丢失地点所在地的派出所报案。
（2）持报案回执、工商营业执照副本等相关材料，到当地工商部门规定的报纸刊登公章作废声明。
（3）到*机关办理新刻印章备案。
（4）持上述办理的材料到*机关规定的地点，按*机关的要求刻制新的印章。

热心网友 时间：2023-04-23 12:11

印章是公司对外合法经营、对内有序管理的重要工具之一。作为公司印章管理员，每天经手各类文件审批与盖章工作，随着从业经验的积累和公司印章管理需求的需要，我开始审视实体印章与纸质文件的管控过程的风控措施。

虽然，实体印章与纸质合同的管理规范在不断完善，但是印章的使用过程仍然存在漏洞：

漏洞1： 实体印章专人管理、固定存放，看似安全实则暗藏隐患：如果印章一旦被不轨人员（甚至可能就是印章管理员自己）窃取偷用甚至伪造假章，则使公司置于风险防控的被动境地；

漏洞2：实体印章外观易模仿，用印历史难追溯，印鉴真伪难识别：为了增强印章的防伪功能，企业制作印章时通常都会增加很多“小心机”作为防伪标识，但事实上，这样的真伪鉴别仍然无法仅凭肉眼精准判断；

漏洞3：印章使用过程、使用人、使用文件等信息难审计：正如上述所说到的，因为实体印章的用印过程无法追溯，特别是印章外借等情况下，印章到底用于何时何地何人，公司并不一定清楚；

漏洞4：印章还有可能出现遗失、被盗被抢的情况：印章补办流程需花费时间，会影响企业正常运营工作的开展，对于已遗失的印章还需花钱登报声明以表明该印章失效，耗时耗力代价高……

随着企业经营实践的不断总结与改善，公司内部印章审批流程与印章使用与管理规范逐渐成熟：

步骤1：内部提交印章使用审批流程，上级审批条款明细；

步骤2：文件打印由印章管理员确认，填写纸质台账明细；

步骤3：确认线上线下内容一致性后，由印章管理员盖章。

但是，在印章管理员实际授权使用印章时，盖章文件内容一致性与盖章文件审计准确性仍然存在不确定性：

漏洞1：线上审批通过的文件与打印后的文件内容一致性审核耗时耗力，很难保证不出错、不遗漏；

漏洞2：纸质台账记录容易涂改、遗漏，对日后印章与合同文件审计工作并不能提供精准有效凭证；

漏洞3：文件盖章过程中，难以保证是否将印章偷用于其他非公司授意的文件中，也容易产生隐患……

企业内容监督环境之下尚有风控弊端，更有多点生产、异地经营的集团型企业或分支机构需要使用印章的情况，面临印章使用权限不收变乱，一收变僵的窘境：

窘境1：公司总部为了把控经营监管主动权，将分支机构印章收归集中管控，业务经营灵活性与自主性在印章使用环节受阻，面临印章使用效率之痛；

窘境2：线上审批后的文件寄送到总部盖章需业务人员实时跟进以确保用章进度，印章使用耗时耗力，面临时间、精力、经济等多重成本之殇：

窘境3：对于文件寄送时效的不可控性、盖章文件内容审核的一致性以及运输途中遗失、损毁等不确定性，关系到业务合作进展的风控之难……

长期的经验教训告诫我们，无论是企业内部管理还是外部经营都需要与时俱进：

解决措施1：每一份合同的审批、盖章、归档都与企业的运营发展息息相关，规范内部的印章使用制度与规范，是第一步；

解决措施2：企业经营、业务拓展不断与时俱进，办公理念不断信息化、移动化，唯独印章使用与管理观念停滞不前显然不合理。

将在线化的文件审批流程与可靠的电子印章功能集成，实现合同文件审批、盖章、归档全程无纸化闭环是目前实现成本最低、改善效果最佳的印章管控手段之一；

解决措施3：对于部分观念还比较滞后的企业而言，完全使用电子化的印章管控方式可能不现实，借助物理印章与实体印章一体化管控平台实现传统用章模式向电子管章模式的过渡也是有效的解决途径之一。

热心网友 时间：2023-04-23 12:12

专人管理即由公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用、加印以及登记，该类事项可以制定相应的公司内部制度加以完善。目前小型企业的公章一般由法定代表人掌控，如果法定代表人本身是公司股东，则一般较为稳妥，虽然法定代表人身为股东本身不等同于公司，但是从风险防控上由于公司利益与股东利益原则上的一致性，所以公章对外加印，法定代表人会比较慎重。公章由专人管理便于公章使用不当时公司内部责任的追查，同时专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员，避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一，因为后者对外从事商务活动容易使权利的行使不透明，难以监控其用章的正当性或合理性。