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在ERP系统中如何管制采购未及时下单?

发布网友 发布时间:2022-05-01 01:53

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5个回答

热心网友 时间:2022-06-22 03:07

采购流程:
1,采购备货任务下达(来源于销售订单,销售计划,生产任务单或生产计划单);
2,备货任务审核并安排采购(采购下单);
3,采购订单审核(单价及采购信息);
4,采购订单执行(货期确认、发货确认、到货确认)
5,质量检验
6,仓储入库。

从以上流程中来看,采购是否及时下单,有两方面的因素,第一,销售或生产环节是否及时向采购提交备货任务单,第二,采购备货任务单下达之后,采购员是否及时安排采购下单并执行采购。

要想在ERP系统中监控到采购工作人员的这一工作成效,ERP系统必须能像现实工作流程一样:
1,工作人员可以在ERP系统中直接提交“采购备货任务”,无论是来源于“订单”还是”计划“,同时,ERP系统还具备实时同步工作的能力,在销售或生产提交了采购备货任务之后,采购人员可以实时同步的接收到这一工作信息与相关备货任务单;
2,同时,采购人员在ERP系统中接收到的采购备货任务单信息必须准确全面及时,就像现实工作中一样,否则只会浪费双方配合的时间和精力,因此,在ERP系统中无论是销售,生产,还是采购,都应该同享一套标准化系统,同时ERP必须具备及时工作信息传递的功能,而不需要人工费时费力的去找对方;
3,采购备货任务下达并到达采购人员个人终端后,采购人员能否及时处理,则不是ERP系统能决定的,因此,必须在此环节满足两大条件,才可能避免采购人员的不作为,第一,ERP系统必须具备定时提醒功能,提醒采购员及时处理,第二,公司必须制订相应的工作考核标准,对工作人员的不作为做出明确的处罚规定;
4,在采购员下单采购的环节的,ERP系统还应该像现实工作一样,必须提供一个”相互配合的工作交流渠道“,一旦采购员无法执行采购,在现实在他必须及时找到任务下达方请求工作配合,并明确不确定的因素,如果此时在ERP系统中没有专门的”工作配合沟通渠道“,就需要工作人员脱离ERP进行人工沟通,一旦人工沟通出现误会,工作就可能停滞,甚至出现相互扯皮,领导也搞不清原因的状况。但是如果ERP系统能完全抛弃传统的人工沟通方式,转而在ERP系统中进行直接的”白纸黑字实时同步的沟通“,相关的信息,文字反馈,时间,人员,都一清二楚,谁是谁非一目了然,这样才可以彻底的解决采购与销售、生产部门间的工作配合误会;
5,采购员及时下单之后,并不意味着一切正常,有可能”供应商“给出的货期并不十分令人满意,到货时间也有可能出现意外,这些属于采购订单执行过程中常常出现的”突发事件“,因此,销售、生产、采购一线工作人员之间必须要保持”实时全过程的沟通配合“,这一情况如同第4点所述一样,如果同样是脱离ERP系统采用传统的人工方式沟通,扯皮的事情依然一大堆,问题永远解决不了。如果由ERP系统来接管,大家都在ERP系统中实时同步沟通配合,问题就解决了。包含什么时候发货,发多少,预计什么时候到货,到了多少?整个过程,不用追着人问,都可以在ERP系统中实时动态的获取,这样的效率就高得多了,如果某一信息不如意,工作人员也可以马上知道并及时提出要求予以加急或改进;
6,采购顺利到货后,采购员确认到货,转到质检环节,这又出现一个常见的问题,就是质检的工作瓶颈,一般情况下,由于质检的严格要求,在业务量繁重的情况下,会出现质检人手不足,等待质检的货品过多而造成”生产或销售“人员等不及。这个环节一般没有太好的信息化手段,只能靠企业根据自身业务量的大小调整质检人手,突破工作瓶颈,作为ERP系统,则是把质检数据与结果数字化,信息化,更有利于企业的质量控制,ERP系统实时动态自动统计分析质检记录数据,从这一方面来讲也大大减少了质检人员的工作量;
7,质检合格入库,是整个采购备货流程的最后一环,很显然,前面几个环节没有错误,入库单从ERP系统中的采购订单自动生成,采购订单又是经过业务主管审批的,采购备货任务单与是从经过审批的订单或计划单而来,因此,最后的入库单就不再需要仓储物流人员费时费力的去审核了,他的工作只有一个,就是确保入库的产品数量及信息与”ERP系统中自动生成的入库单“完全一致。手工账也不用做了。

好了,ERP系统要完成采购监控管理这一工作,需要满足什么条件,就已经十分清楚了,任意一个环节,一个细节出错,其结果就是”采购不能满足生产或销售的需求“,不论采购员下单还是没下单。而ERP系统如果不能做到全过程,全细节的实时同步工作配合与监控,那么它也根本不实用,能不能实用,就看ERP能不能做到全过程,全细节,全自动的工作、管理与监控。

精效ERP,完全与现实工作一致,也是目前市场上唯一一款完全模拟现实工作的ERP系统,对于采购订单的全过程管理,如同上述一样,实现 流程化, 精细化,全过程的工作与管理,在精效ERP系统中工作,通过精效ERP系统的信息化数字化操作来代替传统工作配合方式,把全过程的所有繁琐事务交给精效ERP代替人工来完成,省时省力,及时精确,全智能。

热心网友 时间:2022-06-22 03:07

公司有个职位叫物控,是专门跟踪物料的。物控会根据生管的生产工单排程,以及ERP系统中算出来的物料需求,去跟踪物料是否进到。
在计算物料需求的时候,会根据订单结构(BOM)以及生产计划(什么时候生产什么)计算某一时期内所需要什么物料,要多少,什么时候要。物料基本档有个重要属性--采购提前期,用MRP算出的物料需求日期,与当前日期比较,如果这个时间大于物料的采购提前期,那么这个物料现在采购还来得及,如果小于采购提前期,那么按正常采购的流程走,这个物料采购就来不及了。
系统中可以根据这个原理,设定一个报警条件,即需求日期与当前日期的差,与物料采购提前期再做个差值计算,如果差值小于这个报警条件,就会提示。物控发现这个提示,就会去提醒采购,时间差不多了,再不下单就来不及了。
不知道这样说明白了吗。来自:求助得到的回答

热心网友 时间:2022-06-22 03:08

这其实不属于ERP系统的管理范畴,而是主要依靠公司的内部制度管理。
对一般ERP系统来说,采购流程大致需要经过一下几个步骤:仓库(或相关部门)提出采购申请——分管领导对采购申请进行审批——采购员预制采购订单——分管领导对采购订单进行审批——仓库按照采购订单生成入库单——采购按采购订单生产采购*。至此一个采购流程大致就完成了。如果公司各部门都严格按照这个流程进行业务处理,就不会发生未及时下单的问题。反之,如果仓库管理员看见采购的货物已经送到,在没有看见采购订单的前提下直接入库,那么整个ERP系统也就形同虚设了。

热心网友 时间:2022-06-22 03:08

2个手段管理
1、IT手段解决:在BOS平台把相应报表配置好,然后每隔2H推送一次到相关责任人以及主管人员的邮箱里进行提醒;
2、管理绩效解决:由PMC每周统计2-3次未及时下单的采购申请单报表发出去,并对相应采购扣除一定的绩效,慢慢的形成一种责任机制即可

热心网友 时间:2022-06-22 03:09

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