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如何组织会议

发布网友 发布时间:2022-05-01 01:27

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热心网友 时间:2022-06-21 22:04

你说的是会务工作吗?组织会议,行内叫做办会,与办文、办事一起构成了机关人员的基本职责,简称“三办”。
办会根据会议的属性、内容、规格不同也有所不同。比如,党的会议、行政会议、业务会议等,其本身就有属性上的区别,组织会议的原则、形式、方法也有差异。
但不管什么会议,起码离不开几个环节。
1、筹划环节。需要根据会议的性质、内容、规模,拟订计划方案。其中,时间、地点、议题、参加人员、食宿接待、会场布置、会议的主持人等都是不可缺少的基本要素,最好是按照程序逐一拉单。最后起草会议的组织实施方案和经费预算,报请领导审批。期间,若是超过200人中、大型会议,还要给分管或主要领导汇报。
2、准备环节。方案确定后,首先要发出预先通知,其中时间、地点、人员等暂时不能确定的要素,可以在正式通知中予以明确。其次,就是要展开会议的准备,也叫做会议的筹备阶段,主要是根据时间先后、轻重缓急,编制一个筹备计划,多个部门合作的,还要召开一个或者几个协调会,明确任务分工、标准要求和时间接点。筹备工作是一项艰苦细致的工作,我们常说会议是否成功*,关键在会外而不是在会内,所以,会议的准备质量往往影响会议的成败。准备的内容,大致有文字材料准备、物品准备、会场准备、食宿准备、接待准备、保障准备等等,必须细而又细。编制好会议须知。
3、实施环节。要布置会场,包括会标、条幅、音响、鲜花、材料、文具、打印设备等细数到位,同时要安排好座次、调试好所有必备设备。要安排好接待,包括接机、接站、食宿等。要根据需要安排好车辆保障、卫生保障、安全保障等。要组织好人员,准备签到登记,引导与会人员就坐。要安排好主持人和会议发言人员的材料,必要时要安排专人负责,留有备份,防止一时疏忽忘记了拿材料或讲话稿。要安排好新闻宣传工作,摄影、录像、报道都要根据需要进行协调。要做好会间的保障工作。
4、收尾环节。会议结束后,要及时收撤会议物品,清理会场及食宿场所物品。要根据会议精神和领导要求,修订印发会议文件。
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