下周一要去做档案管理工作了,我是个新手,请问在交接时该注意什么?

发布网友发布时间：2024-07-03 02:02

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热心网友时间：2024-07-12 21:42

《机关档案工作业务建设规范》规定“机关档案人员调动工作时必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，一是档案交接及时。一些单位对档案交接工作不够重视领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。二是档案交接手续严密。按工作性质和岗位职责要求档案人员交接应是一项认真细致、手续严密责任重大的工作，而在一些单位档案人员离岗或调动工作时移交，按程序办事手续、按程序办理该检查的、检查该清理的不清理、该签的字也不签、从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。三是档案监交工作严格。一部分单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得单位档案监交工作不严格、工作程序不完整。做好档案交接工作不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作笔者认为应做好下列工作采取如下措施一是档案交接要纳入单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。在档案人员离岗或调动工作单位时，要把好关做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续。然后再办理调动手续对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知、不得办理工资转移手续、不得离开原工作岗位、并要把档案交接工作纳入单位工作制度列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥仍然随意签发调令的人员，要查明原因分清责任依法进行处理。二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面而认真做好档案移交前的准备工作是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作，对所保管的档案进行一次全面清理做到帐物相符、心中有数对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据并在借据上注明原因，及催还情况对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序做到系统有序，按档案移交要求编制档案移交文据及表格，撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作，了解移交单位职能活动内容和工作活动情况，向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况，必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分才能保证交接工作顺利进行。三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用。因此无论是档案机构负责人交接还是一般档案人员特别是负责档案保管接待人员的交接都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责坚持原则按程序办理。一般档案人员交接可由档案机构负责人监交档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作做到帐物相符手续齐全并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式份移交人、接收人各执一份单位存档一份。交接工作结束之后移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章以示对交接工作负责。四是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任增强事业心和责任感从而保证档案交接工作严格按照规定办理使档案工作前后衔接起来。祝你交接顺利！