善用对齐工具做出排版整齐重点清晰的PPT

发布网友 发布时间：2024-05-03 05:43

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热心网友 时间：2024-10-21 06:42

一般人做 PPT 的目的，往往是为了呈现信息或者个人观点。如果你的 PPT 排版非常杂乱、没有条理，在信息的呈现与观点的表达上，就很容易令人失焦。比如下面的几张 PPT：

标题、内文与图片的放置太随意：

图片尺寸与排版都不够整齐：

文字的阶层关系、插图的摆放都很凌乱：

（以上3张图片均来源于网络）

可以看到这三张 PPT 的排版相当杂乱，在信息量较少的情况（如第 1 张图）可能还好，但如果信息量较大（如第 3 张图），就显得凌乱不堪，找不到信息重点。所以，做好对齐、让版面看起来整齐、有秩序，是相当重要的。

然而，如果你不会使用 PPT 的排版工具，单纯是手动挪移文本框或图片等对象来对齐，无疑是相当耗时的，在排版细节上也未必能处理得好。

所以，本篇将和大家介绍三种帮助你在 PPT 中做好排版对齐的工具。让你能用最短的时间，做出排版整齐、重点清晰的 PPT。

在 PPT 中最常见的肯定是插入文本框，所以我们先来谈谈文本框内的对齐。

由「开始 - 段落」我们可以找到一排与文本框内的文字对齐相关的功能。

文本框对齐工具

左对齐（Ctrl + L）：文字段落靠左边对齐。

居中（Ctrl + E）：文字段落以文本中间为准的对齐。

右对齐（Ctrl + R）：文字段落靠左边对齐。

两端对齐：让整个段落的文字，在边距之间均匀分布。

分散对齐：让每一行的文字，在两端边距之间均匀分布。

以上是文本框的 5 种对齐方式。一般来说，依照我们的阅读习惯，使用「左对齐」即可；但有时「左对齐」会使得右边界不够平直（尤其是西文内容），此时可以使用「两端对齐」，让段落的两边都变得平整。

「左对齐」与「两端对齐」比较

如果你处理的文字是封面字体或者大标题，可以考虑使用「分散对齐」来控制文本框中文字的疏密程度。

分散对齐的运用

对象的对齐工具

谈完文本框内文字段落的对齐之后，我们来介绍可以快速排列文本框本身、形状或者图片等对象的对齐工具。

由「开始 - 排列 - 对齐」可以找到 8 种对齐方式：左对齐、水平居中、右对齐、顶端对齐、垂直居中、底端对齐、横向分布、纵向分布。那该怎么使用这些对齐工具呢？依据对象多寡可以分为三个层次讨论。

选中单一对象

当你只有选中一个对象，默认的对齐方式是「对象与幻灯片」之间的对齐。例如：你选择左对齐，对象就往幻灯片页面的最左边靠过去；你选择水平居中，对象就会沿水平方向移动到幻灯片页面的中在线。垂直方向的对齐也是如此。

单一对象的对齐

选中两个以上的对象

当你选中两个以上的对象，默认的对齐方式会改为「多对象之间的对齐」。例如：你选择左对齐，所有对象都会往最左端的对象靠过去；你选择水平居中，所有对象会以最左和最右的两个对象为基准，移动到两者在水平方向的中在线。垂直方向的对齐也是如此。

多对象的对齐

选中三个以上的对象

当你选中三个以上的对象，除了上述的「多对象之间的对齐」以外，还有「横向分布」与「纵向分布」。「横向分布」是指在水平方向上，选中的对象之间的距离会均匀分布（两两之间的距离都一样），比如图中原先 A 与 B 之间的距离大于 B 与 C 之间的距离，在使用横向分布后，A、B 与 B、C 之间的距离相等。垂直方向的分布也是如此。

多对象的分布

此外，在使用对象的对齐工具时，还可以配合以下三个诀窍：

1. 添加到快速访问工具栏

我们可以发现，使用对齐工具的路径是比较繁琐的，大约得花上 3 至 4 步才能点击到。为了增加使用对齐工具的效率，我们可以将这 8 种对齐方式，一一添加到快速访问工具栏（添加方式请参照《调整软件设置，让 PPT 更符合你的使用习惯》）。如此一来，只需要选中对象，就能直接在快速访问工具栏上，找到对应的对齐方式。

添加到快速访问工具栏

2. 使用分布前先对齐

当你选中三个以上对象，可以使用横向或纵向的「分布」，但直接使用并不容易判断两两间的距离是否相等。一般来说，都会先在水平或垂直方向上，让所有对象先对齐到垂直或水平线上，再使用横向或纵向分布。

分布前先对齐

3. 搭配「组合」使用

很多时候，我们在 PPT 的排版上，不但得要求对象之间的对齐，还必须让所有对象整体也都对齐到幻灯片的中心；或者，我们需要的对齐不单单只是水平或垂直线上的（例如：排出 3×3 的矩阵），此时可以搭配「组合（快捷键：Ctrl + G）」来排列对象。意即，在最好单一在线的对齐与分布后，将排列好的对象组合，再来做这个组合与幻灯片、或者与另一个组合之间的对齐。

搭配组合对齐到幻灯片搭配组合对齐多个组合

网格与参考线

最后要和大家介绍的是「网格」与「参考线」。和前面提到文本框内对齐、对象间的对齐不同，这两个功能主要是「安排对象在幻灯片中的具体位置」。

我们可以在「视图─显示」一栏找到「网格」和「参考线」，也可以在没有选择任何对象时，以「鼠标右键─网格和参考线」来勾选「屏幕上显示网格」或「屏幕上显示绘图参考线」。

视图路径开启网格和参考线

鼠标右键开启网格和参考线

网格的使用

网格这个功能，实际上就是让幻灯片显示以虚线构成的格子。让我们在排列对象时，有个「坐标」作为参考依据。

参考线的使用

当你开启「参考线」时，默认会有垂直和水平各一条参考线。你可以拖动参考线到想要的位置，来辅助你排列幻灯片中的对象。如果现有的参考线不够，也可以用快捷键 Ctrl （参考《用好快捷键，让你的 PPT 操作效率暴增》）拖动来增加参考线；而多余的参考线只需要拖曳至幻灯片画面外即可删除。

参考线的使用

如果你觉得浅灰色的参考线不够显眼，也可以对准参考线「鼠标右键─颜色」来修改它的颜色。

 

参考线的改色

此外，参考线本身是跨幻灯片的，只要你调整到适当的位置，在下一张幻灯片会发现参考线还是停在同样的位置，这项特点可以帮我们在排版 PPT 时，能更好地做到整份 PPT 排版的一致性。

以上就是 PPT 中自带的排版工具，可以帮助你用最短的时间，做好幻灯片内容对象的对齐。如果你常常需要做 PPT 的话，不妨照这上述的介绍，动手试试吧！