文件编号怎么编制
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发布时间：2022-04-21 05:48
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时间：2023-11-06 05:30
2、第二个编码，可以用代表公司文件的编码，根据想代表的意义不同，根据各自需要设置。比如可以用"QB"代表企业标准，也可以用“WJ”表达公司文件的意思，本次采用"WJ"，至此文件编码已经编至：DWJ。
3、第三个编码，可以代表文件发放部门，比如办公司发放的文件可以用“O”，销售部门发放的文件可以用"S"等，第三个编码与前两个编码之间用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“/”，假定为销售部门文件，至此文件编码已经编至：DWJ/S。
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4、第四个编码，可以代表公司文件ISO体系文件中的文件级别。比如公司手册类一级文件用A，程序文件等二级文件用B，操作、标准类等*文件用C等，第四个编码与前三个编码之间可以用"/"或"-"隔开，表示编码的不同，本次采用“-”，本次以*文件举例，采用编号C，至此文件编码已经编至：DWJ/S-C。
5、第五个编码，可以细分文件种类，如安全类文件用A，标准类文件用B，公共制度文件用C等，本次以完全类文件举例，至此文件编码已经编至：DWJ/S-CA。
6、第六个文件可以作为文件发放的流水号，流水号的位数根据公司可能发放的文件的多少来定，建议以三位数编制流水号。本次以销售部安全类文件，编制的第一份文件为例，则其流水号为“001”，至此文件编码已经编制完成，这第一份文件的完整编码为“DWJ/S-CA001”。
7、特别说明，文件编码编制前，请先对公司文件进行分类规划，根据分类规划情况，进行分级，及选择有代表意义的编码。选择编码时，可以用分类名称的拼音字母首位表达，可以用其英文单词首位编码表达等。
拓展资料：
公司文件管理制度标准版（一）
第一条
为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的
实际状况，特制订本制度。
第二条
文件管理资料主要包括∶上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
企业程序文件
企业程序文件和企业质量标准，共同构成企业质量手册的支持文件。企业程序文件，规定一项活动的目的和范围，应该做什么事，谁来做，如何做，如何控制和记录，在什么时间、地点，以及采用什么材料、设备和文件等。
说明一点，企业有很多“程序”，但是不一定都是“程序文件”来体现。有些程序包含在企业的管理标准或规章制度里边。如果针对企业某项活动所规定的方法制订成文件，就叫“程序文件”。
程序文件通常包括管理性程序文件和技术性程序文件。管理性程序文件包括有关管理制度、管理标准和工作标准；技术性程序文件包括工艺规程、检验规程、作业指导书等。
企业程序文件编写的基本要求：准确、完整、简明、统一、协调、先进、可行。
程序文件的内容及项目格式大致如下：
标题
1 目的
2 范围
3 职责
4 定义
5 程序（内容）
5.1...
5.2...
6 相关文件
7 表单
8 附件（流程图等）
审批
例（管理性质的程序文件）：
XX公司离职结算操作程序
目的:
1、简化离职操作，减少无效劳动；
2、适应管理流程化原则。
范围：本公司员工。
责任：
离职人员：本人去行政部、财务部按本程序办理离职结算，不应提出超出程序范围的要求；
行政部：办理各项离职手续，提供离职人员薪酬、各项费用及其他必需信息；
副总经理：批准离职文件；
财务部：审核相关数据，办理结算手续。
