文件管理是什么功能？

发布网友发布时间：2022-04-21 07:55

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热心网友时间：2023-09-13 09:57

① 集中存储，统一的文档共享
②权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作
③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件
④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。
⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。
⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。
⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。
⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。
⑨ 存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。
⑩数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。
⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。
⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题。
⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况
随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：
① 海量文件存储，文档存储分散，管理困难；
② 查找缓慢，效率低下；
③文件版本管理混乱；
④ 文件安全缺乏保障；
⑤ 文档的命名和存储无法规范化；
⑥ 文件无法有效协作共享；
⑦ 知识管理举步维艰等。
所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。