毕业季,职场新人必备的英文邮件沟通技巧
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发布时间：2023-06-06 00:04
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热心网友
时间：2024-06-12 05:22
01
“哇塞，明天又是周末了，这个周好幸福啊，只有3天班耶，要是每周都上3天就好了。”闺蜜早上在打卡群里大呼小叫，哈利路耶~
说完又补了一句“还是别做梦了，开工，加油！”
我扑哧一声笑了出来，随即回复：“特别智慧的一段内心独白。” 放回手机开始工作。
想着明天是周末，心情倒是很愉悦轻松。
“我去~，这都什么跟什么呀，会不会写邮件啊，怎么招聘到公司来的？”几声叹息紧紧跟随。
一段还算低调的抱怨加隐约的暴怒从前方朱迪的座位飘过来，打断了我正愉悦工作的心情。
我侧身探头过去，敲敲隔板，小声问她：“我的朱大小姐，这是被哪个毛手毛脚的点着了，大清早的息怒啊！”
看我转头过问，朱迪端起水杯示意我起身去茶水间，借此“息怒”一下。
朱迪抿了几口咖啡，眉头皱着还未平整。“怎么啦？”我问。
“你知道市场部那个新来的小妞吗？就是那个简历被老大称赞的晶晶，履历一打眼的漂亮，你说试用期也过了对吧，邮件写的真是。。。？”朱迪怒目相对，再激动一点，那团火就能把我点燃了。
原来，是因为新人晶晶在工作邮件沟通时，邮件不及时回复不说，经常使用“Reply all”（回复所有人），有时甚至说了一大段因为所以，也没描述清楚想干嘛，语气时而不那么的“客气”（恰当）。
这些问题有一些是职场新人的经常犯的错误，有些是和“邮件礼仪”相关。
邮件往来是职场沟通必备技巧，别看这些都是很小的问题，细节决定成败，一个标题，一个小小的标点，传递着你的态度，特别对职场新人来说，建立职场形象，尤为重要。
02
有一次在职场部落格看到有人发起这样一个话题《说一说，你会被什么样的邮件沟通“*疯”？》我很认真的读完了大家的吐槽，跟帖，点赞，有的让人忍俊不禁，有的也是让人破涕为笑。
总结了Top 6 的问题，值得注意和思考：
与此同时，一些热情的前辈给出了 经验之谈 ，非常值得借鉴的职场沟通小技巧。
这些都是从工作中总结出来的实用建议，一个小小的细节，不仅可以提高工作效率，同时也方便他人。
03
职场人士日日与邮件为伴，话说，你真的了解邮件的各部分内容吗？
那么，我们先来看看邮件有哪些组成部分，再来说说值得学习的英文邮件小心思技巧。
1. 收件小细节
2.你会写标题吗？
好标题的 2个原则。
Brief (简洁) +Informative (有信息) 。
比如，月底需要提交工作总结，邮件的标题怎么写呢？
标题首字母大写/至少整个标题的第一个字母大写
Operation Team Support Summary Q12017
Operation team support summary Q1 2017
标题：主要内容+EOM(End of Message)
有时在邮件沟通中，不需要对方点开全文去查看，浏览邮件标题即可获取信息，这时可以在标题结束时以EOM结尾。
回复邮件的标题怎么写？
小技巧： 新标题+原有标题 （方便日后查找）
3.称呼问候
在初入职场的时候，我曾因为邮件称呼闹过尴尬，最后还是老板以一句玩笑委婉的提醒才意识到。
“小花，你老这么称呼你老板是不是太见外了？”，我...尴尬脸！
针对不同的邮件对象，称呼的正式程度也是有区分的，也是基本的邮件礼仪。
对于 公司内部邮件沟通 ，称呼可以用如下几种方式：
Jason,
Could you please help to roll up the data?...
Dear/Hello/Hi Jason,
Could you please help to roll up the data?...
对外邮件沟通：
4.撰写正文的要点：
受文化差异的影响，中文英文在沟通表达上也各具特色，中文的重心常位于句末，而英文习惯于在句首点名逻辑重心，邮件沟通的正文也是遵循此方法。
1)沟通 目标明确 ， 开门见山 ，最好用一句话点明。
2)考虑到中英文差异，在表达一个主题的时候，可以尝试将 逻辑重心从最后一句话挪到第一句话。
3) 一封邮件解决一个问题，表达一个主题；
5.结束语怎么写？
戴愫老师在《不会写，怎敢拼外企》一书中提到，在英文邮件中，结束语的选词和称呼的正式程度相呼应，将结束语从正式到不正式的做了选词排序，可以根据邮件的正式程度选取。
一般在内部邮件沟通中，Thanks,/ Best regards, 较为普遍。
6.署名的写法：
完整的署名有如下几点构成要素：
邮件的主体结构已经清晰，每个部分涉及到的小细节也做了解释。最后一点，我们来看看一个邮件高效沟通的小技巧。
通常你都是怎么开始写邮件的呢？
一般都是按照页面的顺序，自上往下，对不对？
好不容易写完一封邮件，发送。1秒过后反应过来，附！件！忘！了！
最倒霉的是，收件人还是老板或者重要客户。
针对这一全世界职场达人都会犯的问题，美国商业咨询顾问Robby Slaughter提出一个实用的方法，调整顺序即可让你秒变职场达人。
将最容易忘记的附件首先添加，来到正文部分，用清晰的逻辑阐明主体内容，再根据正文的逻辑和具体内容拟定简洁又具信息的标题，最后再来添加收件人。
这一小技巧可预防，因操作失误而发送出空白邮件，如果收件人是老板呢，是不是特别尴尬？别总是寄希望于邮件收回，严谨的态度留下一个好印象。
邮件沟通作为职场新新人打开职场，与人交流的桥梁，用文字传递态度，用细节树立职场好形象。
加油吧，新新人！
