不允许失误,王启任律师守护机密档案的秘密武器:QNAP NAS TVS-473e
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发布时间：2023-05-17 12:48
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时间：2023-09-14 10:22
律师总给人冷静沉着、擅长论辩的形象，但透过这一次与王启任律师的访谈，我们发现其实作为律师，是一个相当需要关怀他人与感性的职业。在访谈过程中，他不断强调，律师的工作内容不光只是打官司，更常常需要感受当事人的情绪，同理当事人的处境。而在这些背后，守护客户资料是律师最基本、却也是最重要的工作。王启任律师坦言，在律师的工作流程当中，几乎有一半的工作时间是确保「文件管理与案件交接正确性」，他甚至笑称这样的状况像是「守护宝藏」。这一次律师有机会试用QNAPTVS-473e体验NAS技术的好处，使他赞叹这项技术若未来有机会普及于律师产业，绝对会大幅提升工作流程的效率。
▲王启任律师认为，一个称职的律师不光需要经验，还需花时间同理当事人的情绪，用这样的心态，才能将每个案件作为独特的个案处理。而在这些背后，守护客户资料是最基本也最重要的工作。
纸本官司资料量多且分散，需要更有效率的备份管理方式
王启任目前在元敬法律事务所担任主持律师，从小就充满正义感，加上个性热情、喜欢助人解决问题，成为律师似乎是注定的志向。「毕业后抱着一股热忱投入律师圈，发现想成为优秀的律师，不仅要具备强大的论述能力，就连写作功夫也要很扎实，尤其台湾司法环境一切皆以纸本资料为主，他笑着说：「在律师事务所里，要复制文件时，我们第一个会找的是『影印机』，而不是按右键复制贴上。」但也因此，常常需要面对大量纸本资料管理不易的问题。「目前的事务所，普遍皆只能以土法炼钢方式管理，纸本资料堆得到处都是。我常开玩笑的说有点像藏宝图，要无时无刻确保资料在安全的地方；但如果经手案件一多，常常需投注大量时间与人力，却只是守护几张纸的安全。」
▲对日理万机的律师来说，常常需要管理大量的纸本机密资料，相当耗时、费力。
▲王启任律师最近体验QNAPTVS-473eNAS系统，大幅提高备份与管理资料的效率，也省下庞大的人力与时间成本。
尽管云端储存是一个相当普及的技术，但在律师事务所却不常见，最大的原因在于「信赖感」。王律师解释：「其实我也曾经考虑过用云端管理资料，但因为律师法规定，案件相关的资料，律师有义务保管五年才能销毁。长年累积下来，资料量相当庞大，若全部扫瞄完上传云端，光是建置管理的SOP就是一大难题；举例来说，假使把100个案件同时备份在5个云端空间，就等于同时有500个档案要管理，对规模不大的事务所来说，人力成本便是一大负担。重点在于，将资料备份在云端这件事对律师本身就是一大风险。我经常说，律师是一份『不允许失误』的工作，将资料储存在看不见的云端，多少让人有机密外泄的疑虑，但只储存在电脑、随身碟或外接硬碟，管理上又容易受限。
「这一次体验到NAS私有云的资料管理方式，我认为对律师工作有很大的帮助。事务所拥有自己的云端，不只安全性疑虑消失了，资料管理、将案件交接给同事也更方便，再也不用什么东西都东印一份、西印一份了。」王律师开心地说著。
▲QNAPTVS-473eNAS系统采4-Bay设计，王启任律师搭配2颗ToshibaN3004TBNAS以及2颗KIOXIAKHK61RSE960GB专用硬碟，让工作流程加速许多，未来若容量不足也可以自行扩充。
▲至于硬碟品牌挑选方式，律师也有一套心法：「除了硬碟容量大，更重要是运作时的稳定性，目前我搭配的4颗硬碟分别是2颗ToshibaN3004TBNAS以及2颗KIOXIAKHK61RSE960GB专用硬碟，Toshiba是我过去很常用的HDD品牌，KIOXIA则是SSD口碑很不错的品牌，会采用HDD+SSD是考虑到工作效率，两者搭配完美无缺，未来若容量不够也会考虑升级。」
▲QNAPTVS-473eNAS系统支援多种品牌与规格，能弹性的依照需求安装硬碟，使用灵活度提升许多。ToshibaN3004TB搭载多重冲击感测技术，可弥补运转时产生的震动，即便长时间运转也有相当的可靠性。而KIOXIA的SSD系列产品，配备KIOXIA自行开发的快闪记忆体、韧体及控制器，更重要的是「断电保护(PLP)」功能，即便硬碟运转过程时发生停／跳电状况，也能完整保存硬碟内的资料。
私有云远端存取更即时方便，协同分享加速作业流程
王启任律师最近升级QNAPTVS-473eNAS备份系统，由于采用4-Bay设计，不仅让找资料更有效率，也省下庞大的人力与时间成本。「整个工作流程实在变快很多，加上软体介面简易直觉，对NAS毫无概念的一般用户也能迅速上手，让我更轻松备份工作上各种资料。另外『远端存取』功能也很方便，即使人不在办公室，也能即时把重要资料上传备份，甚至可以直接透过手机APP，快速捞出公司NAS里的档案。例如在外面与当事人开会时，过去可能要准备好几颗随身碟外出，不过现在用行动装置就能连进NAS，有股把家里硬碟带在身上的安心感。」
律师职业十分重视资料安全，QNAPTVS-473e采用AES256位元NAS加速技术，维持系统高效能之余亦兼具安全性。王律师最推荐的莫过于「权限设定」与「安全机制」了。「权限设定功能非常实用，尤其某些重大案件有敏感资料，通常会委任好几位专责律师处理，这时权限划分就必须非常严谨，事先设定好使用者权限，就不怕机密资料被外人看到；另外快照功能也很实用，让繁复的工作流程多一份保险。整体来说，透过NAS备份资料，系统清晰透明令人信赖，重要资料全储存在实体硬碟，心里也踏实。」
▲即使人不在办公室，也能即时把资料上传备份、在外与客户开会时，登入就能开启NAS里的资料，不用像过去携带好几个随身碟出门。
值得一提的是，QNAPTVS-473e的快照功能（Snapshot），也让王律师觉得备份多一分保障，「虽然我每天都很小心备份资料，但还是会担心系统无预警故障、或遇到恶意软体攻击，QTS储存空间总管提供简单好用的快照工具，只要简单步骤，就能记录任一时间点系统状态与资料，这对律师工作来说太重要了。快照功能不仅让繁复的工作流程多一份保险，搭配TOSHIBAN3004TB硬碟与KIOXIASSDKHK61RSE960GB使用起来更顺畅。整体来说，透过NAS备份资料，系统清晰透明令人信赖，重要资料全储存在实体硬碟，心里也感到踏实。」
另外，王律师也很推崇QNAPTVS-473e档案协同与分享功能，「协同分享能展现团队合作的核心价值，过去若要修改一份文件，可能要麻烦助理影印出来、同事之间坐下来面对面确认文件内容，相当耗时。不过现在只要透过Qsync小工具，同步共享与建立团队专属资料夹，更方便集中管理各种资料，只要事先设定好权限，之后就不用费心移转资料，在交办事情更有效率，所有上传的档案，都能透过任何与NAS连接的装置读取，多人协作合作无间，加快整体作业流程。」
▲档案协同功能，能同步共享与建立团队专属资料夹，只要事先设定好权限，同事之间便能共同编辑文件，能让交办事情过程更具效率。
王律师甚至把档案协同概念，运用在与客户沟通的过程。「有些当事人会提供他们亲 *** 摄的搜证资料，我会在NAS开一个资料夹让他们上传，如此一来，他们就不用辛苦地往返事务所。NAS硬碟容量很大，加上4-Bay设计方便将来扩充，才能把当事人辛苦收集的资料保存下来。另外，QNAPTVS-473e拥有出色的4K影片即时转档能力，能自动把影片转成顺畅的播放格式，让我不必考虑到转档问题，就能直接观看客户上传的影音档案。」
▲除了强大的同步功能，QNAPTVS-473e还搭载USB接口，只要 *** 随身碟，系统会自动把资料储存到NAS里，让备份这件事变得简单。
访谈最后，王律师特别提到，随着司*在今年底推动卷证电子化，未来台湾司法体系将愈来愈欢迎科技应用，司法工作者也需要打开心房，投入科技的怀抱。此外王律师也再次强调，律师是一份不允许失误的职业，除了要具备专业的法律知识，必须把当事人资料保存好。
「某些文件正本只有一份，如果遗失是完全无法赔偿的，因此事务所的设备与器材必须与时俱进，才能预防各种风险，提高资料管理的效率，如此才能把更多心力花在案件本身，用心去同理当事人，客制处理每个案件，才称得上是一位好律师。」
