如何提高展会现场管理?有没有推荐的管理会务?
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发布时间：2022-04-23 13:42
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热心网友
时间：2023-06-29 18:17
推荐使用31会议现场管理。现场管理是一场活动的重要环节，其管理水平和质量将对活动效果和参会体验起到决定性的影响，因此，主办方对现场管理的有序、灵活、高*格、有创意、强互动等有着更多的需求。31会议根据会议/活动的不同应用场景、规模和流程复杂度，通过数字化、人工智能、IT技术，帮助活动主办方打造了智能、高效、流程化、可衡量的现场管理解决方案，包括从活动展示、注册签到、互动、商务约谈、数据监测分析等活动现场的全流程管理。
一、大会展示，活动入口全覆盖
通过会议APP、微站、邀请函、大会网站建设，或在会议现场设置展位区域等方式，充分展示企业产品，全方位展现品牌形象，还可作为赞助商回报方式，为赞助商提供展示平台。
二、现场注册、电子签到 极速完成
注册报名：数字化的报名系统可以在手机端完成参会者的信息收集及缴费，会务组可直接在后台查看报名及缴费情况，支持信息导出与修改；对参会者而言，足不出户，一部手机就可以完成报名及缴费，让报名更加简单。
电子签到：会议的现场签到的常用操作流程是：主办方前期准备时通过活动管理系统中的“注册报名”系统向嘉宾发送含有二维码的电子票，嘉宾到场后主办方通过扫描二维码电子票完成签到。这样就需要选择强大的签到系统和数字化签到解决方案，在31会议的电子签到形式中既有iPad和手机的快速签到，又有扫描*签到和微光盒子签到，还有“高大上”的人脸识别签到等。这些智能会议签到的速度最高可达1秒/每人，通过多种设备完成创意签到。
同时考虑到会议现场未必都会有良好的网络，还设计了离线签到系统和局域网签到使得现场签到有备无患。
三、接待管理，满足会议特殊场景
接机管理：精准识别嘉宾身份，随时随地了解接机状态。并在线管理嘉宾名单，实时统计分析接机结果。
分房管理：灵活配置分房名单，导入导出十分便捷。若遇现场分房突发情况也能及时灵活调配。同时后台同步实时数据，及结果分析。
就餐管理：扫描参会证件的二维码，快速匹配就餐权限。同时实时查看签到用餐人数，识别错误签到防止重复用餐。
四、现场创新互动，科技范十足
led大屏滚动抽奖环节、数钱比赛以及手机摇一摇抽奖方式等互动，增强了现场的互动感及观众的参与性，将观众的热情引向*。
五、商务互动
签约上墙：应用于会议活动中签约仪式现场，由签约双方或多方在移动终端签名并将签名同步到现场大屏幕上，现场嘉宾与媒体
共同见证这一重要时刻，将签约仪式的气氛推到*，让签约本身更具新闻价值。
3D互动墙：与微信签到相结合，参会者通过微信扫描二维码实现微信公众号关注及签到，不仅能使参会者获得强烈的参与感和自我展示的机会，而且能让企业的愿景、口号获得新颖的展示，提升品牌形象，传播品牌价值。
六、技术支持
从活动报名、名单管理、签到、会场管理、会后统计等各个环节，31会议现场管理还提供会前驻场服务、项目管理服务、会中现场支持服务、彩排服务、签到员/引导员、专属客户成功经理以及远程培训服务。
热心网友
时间：2023-06-29 18:17
问题识别
主办单位应该充分考虑展会现场服务可能产生的问题，具体包括展台设计、展台搭建、展台租赁、展具出租、货物运输、现场观众登记、现场观众指引及导览、清洁保安、餐饮服务等方面的问题。在展会开始布展前一周左右，召开全体服务承包商会议即”碰头会”，明确各个服务承包商在展会现场的服务范围与责任。对于召开多次的展会，可以将以往展会现场出现的问题及处理对策大致归类并集结成册，分发给各个承包商，促使各个服务承包商在展会现场再面对上述问题时，迅速做出反应，积极解决展会现场的问题。
组织管理
主办单位在展会现场成立应急处理小组，由一名总指挥、两名副指挥及若干工作人员组成，工作人员的多少与展会的规模成正比。当展会现场出现紧急情况或各个服务外包公司都不知如何处理的问题时，统一交由应急处理小组处理，并由各个承包商给予必要的支持。为了保证应急处理小组的办事效率，要求各个服务承包商只有在问题不能解决或需要多个部门协调的时，才可以求助于应急处理小组。同时，应急处理小组的组建最好在开展前一周的“碰头会”之前，方便“碰头会”时将应急处理小组主要负责人介绍给各个服务承包商，以便应急处理小组在现场工作中得到各个服务承包商的必要支持。
三、重点服务项目管理
现场登记入场
观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此，提高现场登记入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开。有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的。前者只需名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表然后再到登记处办理手续。
参展商行为管理
在布展、开展和撤展等不同阶段，主办单位都应和参展商进行有效沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时，主办单位可以采用强制性措施，用以维护绝大多数参展商的正当利益和保证展览会的顺利进行。例如，在第十届上海国际汽车工业展览会上，两家日本汽车公司为了在气势上压倒对方，都把音响开得很大，严重影响了同一场馆内其它参展商的展出工作，最后经过主办单位出面干涉才把事情平息下来。
餐饮管理
热心网友
时间：2023-06-29 18:18
1、极速签到
在传统的展会签到现场，频繁的个人名片、公司工作证出示及入场胸牌换取，让入场手续显得十分低效复杂。百格活动的现场签到功能全面，拥有扫码签到、身份证签到、人脸识别、RFID、微光盒子等多种签到方式，PC端与移动端两大客户端联动，可进行多场景的信息管理，还能线上设计胸卡，并在现场自助打印，让参会人员体验极速签到的便捷。
2、现场互动
在现场，百格活动还可以提供微信互动功能，通过建立微信墙进行微信签到和抽奖等大屏幕互动，并在管理系统后台监控和操作，让观众更具强烈的现场参与感，体现活跃的活动气氛。
3、展位信息采集
促进商业贸易往来、促成交易互动是展会的天职，因此，主办方和展商最关心的就是如何瞄准专业观众、接触潜在客户和巩固与老客户的合作关系。主办方可以通过百格的现场信息采集功能来获取更精确的销售线索，百格活动提供现场技术指导服务，实地保障每一个采集点的采集工作高效、有序进行。
