《宁向东的管理学课》:会议管理
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发布时间：2023-02-01 01:08
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时间：2天前
首先，要设计会议。目标--过程--人员模型。
第一步，要明确地界定会议的结果。要确定会议达成的目标，比如是出一个确定的方案，或者仅仅是为了有一个初步的沟通，不同的目标，设计会议的流程不一样。第二步，设计会议讨论的过程，确定其能够达到预想的结果。
第三步，确定会议的参加人员，哪些人有可能满足这个会议过程的需要，并且能够达到预想的结果。
尤其需要注意的是：不要把不同性质的事情不同的人安排在一起开会，要重点突出，分别安排。
三星的开会原则：八个必须和三个公式
凡是会议，必有准备
凡是会议，必有主题
凡是会议，必有纪律
凡是会议，会前必有议程
凡是会议，必有结果
凡是开会，必有训练
凡是开会，必须守时
凡是开会，必有记录
三个公式是：
光是开会，如果会后没有人落实，等于零。
会议上布置了工作，但是会后不进行检查，等于零。
抓住了不落实的事，同时追究了不落实的人，等于落实。
其次，要有效的组织会议。ABCO模型。
首先，要有一个好的会议主持，这个主持也是相关事件的负责人。然后用ABCO模型引导组织一个有效的会议。
A：Action。在每一次会议开始之前，告诉与会者：我们今天要做什么事，我们要达到怎样的目标，而且还要让大家感到：通过大家的积极参与，这个目标是可以实现的。
B：Benefit。要请参加会议的人都能够意识到，达到会议所要实现的目标，对大家都有什么好处。
分析完A、B以后，基本上可以确定会议的范围，有哪些人来参加会议；以及会议的结构该如何安排。
C：Challenge。会议中明确要碰到的困难和挑战。
O：Overcome。克服困难，共同解决问题。
因事找人，因人议事，这是开会的基本逻辑。
再次，会议发言也有讲究。四维讲话技术。
第一维：紧扣主题。通过自己的思考，切实找到帮助会议的组织者和参加者改善思考和解决问题的路径。比如在关键处提供信息，比如及时换位，不站在自己的角度，而是站在会议发起者的角度想事情。所以平时要进行逻辑思维和换位思考的刻意练习。
第二维：前后呼应。注意融入集体，承上启下，把握住整个会议的思考脉搏，和最有价值的那些发言形成前后呼应。
第三维：给发言加包装。学习合适的表达，比如变成故事，渲染气氛。或者用数据发言，有对比度的数字，往往也会有震撼的力量，会给你的语言带来张力。
第四维：避免误伤。发言时千万不要对同事形成误伤，同时要保护好自己。
最后，要学会利用工具提高会议的效率。
比如虚拟会议，尤其疫情以来，通过网络开在线会议让不同空间的人在一起即时沟通。虚拟会议也是会议，一样要遵从上面开会的原则，这样才能提高效率。
会议有三种形式：
1、自上而下启动的，启动者是组织的领导者，信息是从上向下单向传递的。这种比如年度工作会、动员会，不需要反馈。
2、由上级启动的，会议的目的是为了共同决策，或者是寻求正确决策的必要信息。所以，启动者是上级，会议有一个权威，而从下向上，以及横向的信息流动是这种会议取得成功的关键。这种会议需要高质量的发言。
3、同级启动、没有一个权威。要在这种平级的人员之间协调信息和利益，进而解决问题，就非常困难。
针对以上会议，互联网的兴起，第一种会议基本可以取消，直接录制视频或者其他方式就可以单向发送。然后后面两种会议，可以先把会议信息以书面信息发给相关资料，然后开会时直接开始议题，不要从头开始介绍。
那有哪些方法可以帮助企业可以提升会议效率呢？
1、减少会议。这个应该是最有效的提升会议效率的方法了。比如亚马逊的观点是：一旦有顾客来找公司了，那就意味着公司的产品和服务一定有什么问题了。那我们从源头上开始改善，与其提升会议效率，不如改善组织流程，从根本上解决问题。
2、开会的话，倡议人先先提出解决方案，并且要给出数据、图表和分析等详实资料作为支撑。会议前就给各相关人员，开会时直接提出各自的解决方案。
3、分配务虚与务实时间。允许一部分会议没有 “ 效率 ” ，并不是立刻得出结论。所以每个会议都要预留 “ 务虚 ” 时间。主要为了启发大家的思考。开会是发现和培养有潜力的中层干部的过程。
4、做会议纪要。在每次会议结束之后，就一定要有某种进展，会议的组织者或者领导者必须要紧盯后续的动作。
反思：
公司小有问题就直接讨论解决了，但是后遗症是没有形成书面记录，也没有人跟进后续的落实情况，或者只在当时解决了正在发生的问题。后续碰到同样的问题或者类似的问题时依然需要各部门配合，没有把一个经常发生的问题给流程化，制度化。我认为会议是用来解决突发的非经常发生的事件的，每次问题解决后都要有记录，碰到类似问题时根据这次会议的原则来灵活处理就可以了。
