做事有章法(六)精细执行
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发布时间：2023-05-12 10:57
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时间：2024-11-24 05:26
1．保证工作完美执行的“任务分解法”
任务分解法，简称WBS法。WBS法一直广泛应用于项目管理中，它是把项目可交付成果和项目工作分解为较小的、更易于管理的组成部分的过程。
在管理中应用WBS法，就是把每一个工作目标分解为若干项任务，再把每一项任务分解为若干项具体的工作，继续把每一项工作分解为若干项具体的行为活动（即工作目标——工作任务——工作事项——行为活动），直到不能再分解为止。其核心意义就在于帮助管理者对实现工作目标过程中需要开展的每一项工作（包括工作成果、责任人、完成时间等）都做到心中有数，从而能够有条不紊地跟进、检查各项工作的完成进度和质量，及时发现存在的问题，杜绝工作漏项。通过保证过程的完美去实现完美的结果。
使用WBS法能够帮助管理者有效而全面地制定一项工作任务的具体实施方案。在使用WBS方法的过程中，管理者要把握以下几个关键点：
（1）遵循“横向到边、纵向到底”的分解原则。横向到边即百分百原则，指WBS分解不能出现漏项，也不能包含不在工作范围之内的任何活动；纵向到底是指WBS分解要足够细，以满足任务分配、检核及控制的目的。
（2）运用WBS分解的方法不是管理者个人闭门造车，而是由上至下或者由下至上的充分沟通，一对一交流，或者以小组讨论的方式，保证任务分解中涉及的所有责任人对各项活动非常清楚，对工作标准、工作成果、完成时间等要素达成共识。
（3）WBS分解完成的标准是活动结构清晰，集成了所有的行为活动，而且每一项行为活动都有明确的责任人，都有限期完成的时间节点，并包含了所有的里程碑事件或者监控点，有明确的工作交付成果。
（4）最后形成的WBS方案应该文档化，如果有必要，可建立编号系统，对每一项活动进行编号管理。
（5）针对一些大型复杂工作的WBS方案，为了简化方案，其最小单位的可交付成果不一定是不能再分解的行为活动，也可以是一个一个的“工作包”，工作包应该具有两个特点：
工作包可以分配给唯一的一个部门或者另外一个项目经理进行计划和执行；
工作包可以通过子项目的方式进一步分解为子项目的WBS方案。
WBS的表示方式有两种，一种是树形的层次结构图，简称“任务树”。另一种是首行缩进的表格表示方法，实际工作中普遍采用Excel表格表示。
当管理者运用任务分解法，对承担的项目或者工作制定出实施方案后，你的手中就好似掌握着一张工作任务全景地图，对工作如何推进、各个时间节点推进到哪一步、应该产生些什么成果等完全可以做到一清二楚。
2．“任务分解法”中的管理者角色
（1）在制定WBS方案前，管理者应该在以下几个方面做到心中有数：
对需要达成的工作目标要非常明确。需要交付的工作成果是什么？工作成果的数量、质量要求是什么？完成各项成果的时间要求分别是什么？
对可利用的工作资源要非常清晰。参与此项工作的团队成员有多少？他们分别来自哪些部门或者专业领域？每个人的工作经验、工作能力如何？可利用的外部资源有哪些？完成此项工作的总体预算是多少？预算的构成比例分别是多少？
对工作的主要流程要非常清晰。要完成此项工作需要经过哪几个关键阶段？每个阶段的里程碑是什么？完成各阶段工作需要的关键技能是什么？
（2）在形成WBS方案过程中，管理者最重要的工作是与各个成员进行一对一的交流，或者召集小组会议，通过自下而上和自上而下的充分沟通，以保证团队所有成员对每一项工作及其交付标准达成充分的共识。
（3）在WBS方案制定后，管理者最重要的工作便是依据WBS方案，对方案中明确的每一项行为活动进行跟进、检查，把自己的关注点放在以下几个方面：
各项工作是否依据时间进度按时完成。
各项工作是否达成交付标准。
对实施过程中的相关工作进行决策。
对部分缺乏工作经验的团队成员在实施过程给予方法指导。
对团队成员给予内外部的资源支持。
发现执行过程中出现的问题，对不适合的实施环节及时进行修正。
3．精细执行中的常见错误
错误一：对工作流程考虑不全面，工作出现漏项。
导致这类错误的原因有两种，一种情况是管理者对整个工作缺乏全面系统的思考，遗漏了部分工作。另一种情况是对工作过程的某些细节欠考虑，遗漏了一些必要的工作环节。
错误二：分工不明确，工作事项的具体负责人缺失。
这种失误会直接导致有些工作任务没有具体人员负责落实，或者出现多人负责的情况，结果却是没有人真正负责。
错误三：时间节点不明确。工作事项没有明确的完成时间，或者是工作事项的因果关系错位而导致时间节点相互矛盾。
错误四：工作成果或者工作标准不清晰。
无法对工作事项是否完成、工作目标是否达成进行判断。
错误五：方案没有达成共识
实施方案没有在团队内部进行充分的讨论和沟通，并达成共识，导致工作无法有效地整体推进。一种情况是各项工作的具体负责人、完成时间及标志性成果未得到当事人的认可，导致其负责的工作无法达成预期目标。另一种情况是尽管团队成员个人所负责的部分已经做到非常明确，但是未在团队内部进行交流，导致需要团队成员互相配合的工作却无法协同，从而影响工作的整体进展。
错误六：缺乏行动预案。
针对关键实施环节没有考虑行动预案，一旦过程中出现问题却没有替代解决方案，从而导致工作*中断甚至半途而废。
