什么是总账?总账如何登记?

发布网友发布时间：2023-05-04 06:24

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热心网友时间：2023-10-25 19:06

　　总账及总账登记方法

　　一、“总账”定义：“总账”，即“总账”的简称，指按照总科目进行设置，以公允货币为计量单位的账户登记，用来提供总括核算资料的账户。

　　二、“总账”的意义：“总账”所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，因此，登记“总账”意义重大。

　　三、“总账”的适用范围：由于账薄形式和账户内容的一致性原则，“总账”被视为单位编制会计报表唯一依据，因此，任何单位都必须开立登记“总账”。

　　四、“总账”格式

　　(一)登记账簿：根据记账需求和记账习惯，”总账”一般采用“订本式”账簿进行记账登记（下图）；

　　(二)账页格式：“总账”一般采用“三栏式”，也可采用“两栏式”、“棋盘式”以及“多栏式”（例如日记“总账”），除此之外，还可结合各种汇总形式进行登记，其中：

　　1.“三栏式”：这是目前最为普遍采用的基本格式，账页内容包括“借方”、“贷方”、“余额”等（下图）；

　　2.“两栏式”：“两栏式”是用于“暂时性”和“过渡性”账户所采用的普通日记账和转账日记账记账方式，这种账户往往只有“借”和“贷”两方，到期末，该账户没有“收入”和“费用”余额。

　　3.“棋盘式”：“棋盘式账簿”能够体现账户间的对应关系，但棋盘式结构反映的关系复杂，导致账页庞大，工作量也很大，因此，棋盘式仅适用于业务量少、运用科目也少的单位。

　　五、“总账”和“明细账”

　　(一)“明细账”是“总账”的备查账户，“总账”是根据“明细账”的发生额和余额填列的；

　　(二)“总账”是一级科目，“明细账”是“总账”下设的二级科目或者*科目（下图）。

　　六、“总账”的登记方法：

　　(一)不同的会计核算形式，登记“总账”方法不同，因此，采用何种方式登记“总账”，应根据核算形式决定；

　　(二)登记“总账”一定要按照“总账”户进行分类登记，以提供总括的会计信息，“总账”是一级科目账户；

　　总之，虽然“总账”登记方法很多，但是要掌握的基本原则就是应保持和根据单位采用的账务处理程序相一致。

　　七、详细图解“总账”登记实例

　　(一)记账凭证账务处理程序的“总账”登记

记账凭证账务处理程序是指根据原始凭证编制记账凭证，再根据记账凭证直接登记“总账”的账务处理程序，记账凭证账务处理程序的“总账”登记有以下特点：

　　（1）优点：是简单明了、易于理解、便于操作，同时，“总账”中能详细地反映经济业务的具体内容；

　　（2）缺点：是逐笔登记“总账”簿使得登记账簿的工作量较大，而且不便于对会计工作进行分工记账，记账凭证账务处理程序下的“总账”登记具体包括（下图）：

　　2.记账凭证账务处理程序的“总账”登记务处理程序一般适用于规模小、经济业务简单、业务量少的单位（下图）。

　　(二)“科目汇总表账务处理程序”下的“总账”登记

　　1.“科目汇总表账务处理程序”：是指定期根据记账凭证编制科目汇总表，再根据科目汇总表登记“总账”的账务处理程序（下图）。

　　2.“科目汇总表账务处理程序”下的“总账”，是根据记账凭证编制科目汇总表，再根据科目汇总表进行登记，其特点：

　　（1）优点：科目汇总表起到试算平衡的作用，同时可以减轻登记“总账”的工作量。

　　（2）缺点：科目汇总表不能反映各科目间的对应关系，不便于查账和了解经济业务的内容；这种账务处理程序一般适用于规模较大、业务量多的单位

　　3.“总账”登记旬末，“总账”会计将本旬所有记账凭证按顺序整理后，将凭证中分录过入工作底稿中的“T”账户，并结计每一账户的借方发生额和贷方发生额（下图“填制科目汇总表”）。

　　4.根据科目汇总表登记“总账”

　　(三)汇总记账凭证账务处理程序的“总账”登记

　　1.汇总记账凭证账务处理程序下的“记账凭证”：账务处理程序是根据记账凭证定期编制汇总记账凭证，并据以登记“总账”的一种账务处理程序。“总账”的登记（下图）。

　　(四)“明细账”的登记

　　1.平行登记的要求，将上述交易或事项在“原材料”和“应付账款”“总账”账户及其所属的“明细账”户中进行登记；

　　2.平行登记结果如表1、表2、表3、表4、表5和表6所示。

　　八、“总账”和“日记账”，“明细账”、“备查账”、各种“凭证”及其它

　　(一)日记账

　　1.现金日记账专门用来记录现金收支业务的一种特种日记账；

　　（1）现金日记账必须采用订本式账簿，其账页格式一般采用＂收入＂（借方）、＂支出＂（贷方）和＂余额＂三栏式；

　　（2）现金日记账通常由出纳人员根据审核的现金收款凭证和现金付款凭证，逐日逐笔顺序登记；

　　（3）但由于从银行提取现金的业务，只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而从银行提取现金的现金收入数额应根据有关的银行存款付款凭证登记；

　　（4）每日业务终了时，应计算、登记当日现金收事计数、现金支出合计数，以及账面结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实有数核对，借以检查每日现金收入、付出和结存情况；

　　（5）现金日记账也可以采用多栏式的格式，即将收入栏和支出栏分别按照对方科目设置若干专栏；

　　（6）多栏式现金日记账按照现金收、付的每一对应科目设置专栏进行序时、分类登记，月末根据各对应科目的本月发生额一次过记“总账”，因而不仅可以清晰地反映现金收、付的来龙去脉，而且可以简化“总账”的登记工作；

　　（7）在采用多栏式现金日记账的情况下，如果现金收、付的对应科目较多，为了避免账页篇幅过大，可分设现金收入日记账和现金支出日记账，日记账格式（银行存款范例，下图）：

　　2.“日记账”（银行存款范例）的说明：

　　（1）银行存款日记账也是各单位重要的经济档案之一，在启用账簿时，也应按有关规定和要求填写＂账簿启用表＂，具体内容和要求可参照现金日记账的启用；

　　（2）银行存款日记账通常也是由出纳员根据审核后的有关银行存款收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记的；

　　（3）登记银行存款日记账的总的要求是：银行存款日记账由出纳人员专门负责登记，登记时必须做到反映经济业务的内容完整，登记账目及时，凭证齐全，账证相符，数字真实、准确，书写工整，摘要清楚明了，便于查阅，不重记，不漏记，不错记，按期结算，不拖延积压，按规定方法更正错账，从而使账目既能明确经济责任，又清晰美观，其具体要求：

　　（4）根据复核无误的银行存款收、付款记账凭证登记账簿；

　　（5）所记载的经济业务内容必须同记账凭证相一致，不得随便增减；

　　（6）要按经济业务发生的顺序逐笔登记账簿；

　　（7）必须连续登记，不得跳行、隔页，不得随便更换账页和撕扯账页；

　　（8）文字和数字必须整洁清晰，准确无误；

　　（9）使用钢笔，以蓝、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写；

　　（10）每一账页记完后，必须按规定转页；

　　（11）方法同现金日记账；

　　（12）每月月末必须按规定结账。

　　(二)“明细账”（多栏式、管理费用范例，下图）

　　(三)“明细账”（数量金额式、低值易耗品范例，下图）

　　(四)“备查账”

“备查账”的作用：“备查账”是对“序时账簿”和“明细账”进行必要的补充说明。

　　2.“备查账”格式：根据实际需要，“备查账”格式可以灵活机动，不拘一格，“备查账簿“主要包括下列：

　　（1）所有权对不属于本企业，但由企业暂使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查账簿，如租入固定资产登记簿，受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等；

　　（2）对同一业务需要进行多方面登记的备查账簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等；

　　（3）对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等，“备查账簿”格式（下图1、2、3）。

　　(五)“收款凭证”

“收款凭证”格式

　　2.“收款凭证”及填制方法

　　（1）“收款凭证”是用来记录货币资金收款业务的凭证，它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的；

　　（2）在借贷记账法下，在收款凭证左上方所填列的借方科目，应是“库存现金”或“银行存款”科目；

　　（3）在凭证内所反映的贷方科目，应填列与“库存现金”或“银行存款”相对应的科目；

　　（4）金额栏填列经济业务实际发生的数额，在凭证的右侧填写所附原始凭证张数，并在出纳及制单处签名或盖章；

　　（5）凭证左上角“借方科目”处，按照业务内容选填“银行存款”或“库存现金”科目；

　　（6）凭证上方的“年、月、日”处，填写财会部门受理经济业务事项制证的日期；

　　（7）凭证右上角的“X字第X号”处，填写“银收”或“收”字和已填制凭证的顺序编号；

　　（8）“摘要”栏填写能反映经济业务性质和特征的简要说明；

　　（9）“贷方一级科目”和“二级科目”栏填写与银行存款或现金收入相对应的一级科目及其二级科目；

　　（10）“金额”栏填写与同一行科目对应的发生额；

　　（11）“合计栏”填写各发生额的合计数；

　　（12）凭证右边“附件X张”处需填写所附原始凭证的张数；

　　（13）凭证下边分别由相关人员签字或盖章；

　　（14）“记账”栏则应在已经登记账簿后划“√”符号，表示已经入账，以免发生漏记或重记错误；

　　（15）在最下面的财务主管，记账，出纳等处，需要相关人员签字或其签章；

　　（16）单据的个数，以及凭证的编号应该根据实际情况填写。

　　(六)“付款凭证”

　　1.“付款凭证”格式（下图）

　　2.“付款凭证”及填制方法

　　（1）“付款凭证”是根据现金、银行存款减少的经济业务填制的；

　　（2）由出纳人员根据审核无误的原始凭证填制，程序是先付款，后填凭证；

　　（3）在凭证左上方的“贷方科目”处填写“现金”或“银行存款”；

　　（4）在上面日期和凭证号处填写日期（实际付款的日期）和凭证编号；

　　（5）在凭证内填写经济业务的摘要；

　　（6）在凭证内“借方科目”栏填写与“现金”或“银行存款”对应的借方科目；

　　（7）在“金额”栏填写金额；

　　（8）在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数；

　　（9）在凭证的下方由相关责任人签字、盖章。

　　(七)“转账凭证”

　　1.“转账凭证”的格式

　　2.“转账凭证”及其填制

　　（1）“转账凭证”是根据转账业务（即不涉及现金和银行存款收付的各项业务）的原始凭证填制或汇总原始凭证填制的，用于填列转账业务会计分录的记账凭证；

　　（2）“转账凭证”是登记有关“明细账”与“总账”的依据；

　　（3）“转账凭证”是用以记录与货币资金收付无关的转账业务的凭证，它是由会计人员根据审核无误的转账原始凭证填制的；

　　（4）在借贷记账法下，将经济业务所涉及的会计科目全部填列在凭证内，借方科目在先，贷方科目在后，将各会计科目所记应借应贷的金额填列在“借方金额”或“贷方金额”栏内；

　　（5）借、贷方金额合计数应该相等；

　　（6）制单人应在填制凭证后签名盖章，并在凭证的右侧填写所附原始凭证的张数；