如何将将工作“简单化”,从而提高工作效率?

发布网友 发布时间：2022-04-23 04:39

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热心网友 时间：2023-08-30 19:27

抓住要领，一页纸就能解决工作难题

工作任务多样化、多线并行可能是大部分职场人面临的难题，总觉得不学会72变的强*力就无法应对。其实，每一个工作任务虽然都各有要求，但如果能够深入工作任务的本质，抓住事物的要领，我们是能够整理归纳出通用的模板，来解决工作难题的。

《聪明人的一张纸工作整理术：完美图解》就是这样一本讲解工作整理术的书籍。作者高桥政史，是创新管理有限公司的董事长，还曾经就职于麦肯锡咨询公司，出版过多本提升工作效率、学习能力、思维能力方面的书籍。

《聪明人的一张纸工作整理术：完美图解》这本书提倡的工作整理思想，来自丰田汽车及P&G公司均贯彻一条原则——“所有资料限于一张纸以内！”。这条原则乍一看好像很苛刻，甚至于有点“不合常理”。毕竟日常工作中动辄几十上百页的文档材料，一页纸如何能够说清呢？再仔细想想，这种方法所提倡的是“突出中心、简明扼要地对事物进行整理”，就类似“1分钟电梯内解说方案”等方法，都是强调“抓住事物要领”、“短小精悍”、“化繁为简”。要做到把资料要点整理到一页纸内，必然要求整理人具备足够的“思考能力”、“应用能力”及“提高工作效率的意识”。那么，学习和练习使用一页纸的整理方法，同样也能够帮助人提高“思考能力”、“应用能力”及“提高工作效率的意识”。

《聪明人的一张纸工作整理术：完美图解》书中包含很多实用的方法与模板，包括“7个通过一张纸来整理归纳的模板”和“快速吸收书本和资料中的知识与信息的‘整读法’的7中模板”，都体现了“将复杂的事情简单化”这一整理的核心本质思想。

7个通过一张纸来整理归纳的模板

快速吸收书本和资料中的知识与信息的‘整读法’的7种模板

以上内容在书中都有详细解说，内容图文并茂，用实例来解说模板的使用方法，阅读轻松，易于理解和掌握，读者能够马上将方法应用到工作中去。以下我只分享几个个人感触比较深的方法。

丰田A3（一张纸的报告书）模板

1、丰田A3（一张纸的报告书）模板

作报告是日常工作中经常需要完成的任务，也经常听其他同事作报告。但很多时候，总是报告人洋洋洒洒讲半天，听众还云里雾里。发生这种现象的原因，就是作报告的人没有抓住要领。

丰田A3报告模板，将报告内容分为6个关键要素“背景”、“现状”、“目标”、“课题”、“解决方案”、“计划”，使用这6个要素把报告内容按照要素整理，连接为一个逻辑连贯的整体，能够帮助报告人轻松完成一次思路清晰的精彩报告。随书附赠的《一张纸工作问题解决手册》，也使用同样的模板布局，读者可以马上开始在本子上整理自己的报告内容。

“逻辑三兄弟”的逻辑型说话方式

2、“逻辑三兄弟”的逻辑型说话方式

这是一种将自己的想法整理的井井有条，并且能够用简单易懂的方式传递给别人的“逻辑思考方法”。整理思考、传递信息是它的核心作用。

所谓的“逻辑三兄弟”，是指：

①一个信息：总是围绕“一个核心信息”

②2W1H：What？（什么？）Why？（为什么？）How？（怎么办？）

③3个原则：使用3个要点来进行说明，“3”分法。

使用“逻辑三兄弟”的说话方式，能够帮助人条理清晰的表达观点。

上图中，就应用本方法形成的框架，把一本书的内容，用几句话简单的整理出来。

“故事型演讲”模板

3、“故事型演讲”模板

一个好故事能够打动人心，产生很大的影响。本书中的“故事型演讲”，可以说是将故事思维运用到演讲中的一个生动的实例。

“故事型演讲”把“三幕戏”思想引入到演讲过程中，把握好“三幕戏”的讲述要领，一定能做出一场吸引观众、影响强烈的精彩演讲。。

“第一幕”开篇，讲出“现状”、发生了什么“变化”、引起了什么“问题”，这样听众就不自觉的被吸引到，自然愿意跟随演讲者的思路进入下一阶段。“第一幕”最重要的是抓住听众，吸引注意力。

“第二幕”作为“三幕戏”的主要情节，讲述中间发生了什么事情。对于演讲者来说，从“第一幕”引出的问题，合理的过渡到“第三幕”的结尾，中间必然需要经过不断向前发展的变化，演讲中把中间的变化过程，归纳为三次循序渐进的阶段提升，即发展过程所跨越的“三面墙”。通过“三面墙”的阶梯升级，将听众自然的引领到“第三幕”的结论。

“第三幕”是演讲的结论，需要将整个故事型演讲内容，凝结成一个清晰明确的结尾或者结论。一定要中心明确，让观众瞬间产生认同感。不能表达模糊让人抓不住重点。在这里非常适用“逻辑三兄弟”中的“一个信息”原则，使用一句话高度概括结论，其他描述围绕这一个结论，让听众对结果了然于胸。

书本拍照

以上分享的是个人感触比较深的几种方法。《聪明人的一张纸工作整理术：完美图解》这本书中，还有很多方法，可以应用到工作中的准备资料、作报告、做策划、提高会议效率、整理个人工作内容等各个方面。尤其是书中后半部着力阐述的“整读法”，针对不同类型的书籍应用不同的方法，能够帮助人们提高阅读效率，快速吸收书本和资料中的知识与信息，非常实用。

2017.03.23雾凇