干货|一份千人规模的活动策划案
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发布时间：2022-11-07 13:41
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热心网友
时间：2023-11-03 11:12
我们公司是协办方，也是活动出资方之一，参与活动收益的分成。
主办方和我们开了两次会，把活 动的出资分成比例、活动框架和分工 初步确定后（ 最重要的是把出资分成比例谈妥了，你懂的 ），我们就开始出策划案。
策划案的作用 ：为活动的展开、节点的把握、双方的执行提供指导，对本次活动的操作流程进行梳理，为后期的总结进行备案。
这次策划案的内容分为以下七个方面
1.1活动的背景， 看起来套路，但很必要 。今年的行业年会已经举办到了第七个年头，是活动本身的品牌背书，在招商方案里当然也要提上一笔！
1.2活动定位：包括活动目的、目标对象、规模。 这次行业年会的目的除了放在台面上的，“打造品牌”，还有很重要的使命，盈利！ 办一次年会对主办方来说一笔可观的创收呢。
1.3活动主题：是活动亮点的介绍，关系到招商宣传。我在另一篇文章 《比写一份漂亮的策划案，更重要的是......》 ，举了“2017梅花网传播大展的”的例子，短短100来字的简介把活动的亮点充分展现出来，可作为参考典范。
1.4活动的流程：
活动流程很简单，鉴于是单向的说——听式传播，观众会无聊。所以， 我们要把整场活动控制在4个小时左右 。同时，在中间加入 20min的茶歇时间 ，（我们订酒店大厅有一个花园露台）可让嘉宾出去吃吃茶点，交换一下名片。
活动分工的原则是： 让专业的人干专业的事 。这样是为了集中时间和精力做好各方擅长的事，降低试错成本。
2.1招商赞助：主办方拟定招商方案，和我们沟通达成一致后，就开始招商工作。这个活动主办方已经举办了七年，积累了很大一批行业的资源，他们做这块工作已经驾轻就熟了。
其实， 招商的要义就是，我们组了一个局，要设置吸引人的规则和奖励，让目标对象入局来玩，达到双赢。
2.2活动推广：我们公司负责这一块， 开拓媒体推广渠道 ，比如邀请各大主流媒体和垂直行业媒体做联动宣传，我们会以一定的方式作为回馈，比如给大会的门票，答谢晚宴等等。还有 广告设计，文案的统一输出 ，一并由我们负责。
2.3活动的筹备与2.4活动的现场执行
主要是主办方和我们进行整体的把控调度、预算控制， 第三方策划公司负责具体的执行 。
从我们讨论之日算起到活动当天，中间一共有 42天 的时间。
时间很紧了！！！
所以我们划分了一个阶段计划，心里有个数，也好及时监控调整活动的进度。
主要任务：活动推广和招商方案拟定。
立马要着手做的是，统一对外宣传的渠道与形象 ：比如，在哪些渠道投放广告，怎么设计广告文案、海报等。招商方案也尽快商讨拟定。
因为时间紧，所以主办方拿去年的招商方案作了修改。 冠名赞助费用：30万 ，限额多少个。赞助商的权益是哪些，blablabla。颁奖也有盈收， 颁一个奖项2~5万 ，一场千人的大会，会搬100来十个奖项。 门票有专门的订票热线 。
主要任务：招商、招商、招商！
要在这个节点把招商的所有事宜搞定，才好进入活动的筹备。具体事项如下↓
主要任务：活动筹备、活动推广。具体事项如下↓
按照预设流程，对现场进行监控与应急。
方案的第4至6点就省略不说了......
最后， 活动复盘 ，从以下三个方面着手
1.对活动的盈收进行财务结算，是否到达预期目标？
2.对各环节出现的状况以及相应的应对措施进行回顾、梳理。
3.对整体活动进行总结、备案，为来年的活动提供参考。
