excel制作表格常用技巧有哪些?

发布网友 发布时间：2022-04-22 23:07

我来回答

共2个回答

热心网友 时间：2022-04-14 20:34

热心网友 时间：2022-04-14 21:52

干货预警，全文5788字、配图30张，阅读需要13分钟，赶时间的朋友可点赞收藏，有空再回来看看~

曾经在一家世界500强公司主要工作就是处理报表的数据，所以见过了各种奇奇怪怪的错误现象，花了一天的时间把这些内容整理下来，希望能帮助到大家少走弯路。

00.Excel表格制作大纲

我们首先从表格结构捋一捋【Excel表格制作】的话题，如果我们想提升表格的颜值，寻找优秀的表格。其次，就是要结合日常使用情况，给大家总结如下的学习知识点。

E01.表格结构

1.Excel为什么分三个工作表？

三表论是根据Excel的核心功能区分出来的，分别是：【数据源表】、【过程表】、【汇总表】，对应出来是Excel的数据储存、数据分析、数据呈现这三个核心作用。

（1）数据源表

数据源表是不能有合并单元格，不规范的数字格式、不统一的名称，这不方便后期的数据分析。它主要承担就是数据储存作用。

如果数据源格式不规范，我们需要对数据源表进行清洗，整理和统一，这部分内容比较长，我们后面再详细说。

（2）过程表

过程表有时候叫计算表，这部分内容可以不呈现给别人看，它相当于我们考试时的计算过程的草稿。主要承担着计算、数据分析的作用。这部分主要涉及Excel函数、公式、透视表等。

（3）汇总表

汇总表主要是用作数据结果的呈现，通常我们能看到以报表方式或以图表+文字结合的综合大屏的方式呈现。

报表形式：财务报表

数据大屏形式

三表合一的情况

当然，不是说三表论就表示Excel一定有三个工作表，当数据量较少时，一个工作表就包含了数据储存、数据分析、数据呈现的作用。做表格也要懂得灵活变通，方便大家即可。

据说，一个人Excel水平的高低是看他有多少个合并单元格，合并单元格越少水平越高。这句话其实不完全正确 ，因为在汇总呈现表是合并单元格，反而是方便了读者浏览。

02.哪些寻找优秀的表格设置参考呢？

我们从行业、网上和实用程度考虑，给大家推荐了4个表格参考渠道。

最推荐大家首先收集自己行业的表格参考，因为行业表格的规范式全行业统一的，有用户习惯，例如：建筑行业的工程清单表、算量表。会计行业的财务报表。

（1）行业表格

最推荐大家首先收集自己行业的表格参考，因为行业表格的规范式全行业统一的，有用户习惯，例如：建筑行业的工程清单表、算量表。会计行业的财务报表。

（2）Excel系统模板

在Excel中，通过【文件】【新建】就能找到许多实用的模板。

他们兼具漂亮+实用+动态交互等特点。这些实用的模板有项目规划器、库存清单、员工考勤记录表等。

由于篇幅问题，就不一一展示，大家可以自行到Excel中体验一下。为了节省大家的时间，我们把里面的模板都下载下来了，私信：免费模板，即可获取这里的模板。

（3）officeplus商店

网址：http://www.officeplus.cn/Template/Home.shtml

这是一个官方的模板网站，除了实用+简洁外，它们都是免费的。这些模板主要分为：日常办公用、财务报表，表格工具三类。尤其在财务报表上，它们有许多大神设计了财务报表模板系统。

（4）*模板

网址：Excel Templates, Calendars, Calculators and Spreadsheets by Vertex42

这是一个外国专业的模板网站，里面的表格都很漂亮，排版与配色，报表的设计都值得我们参考。

再来看看每个表格的颜值都不差，这也是全部免费的表格。

以上就是四个渠道查找模板，这能满足了日常80%的需求了，当然上面的参考模板更多是关于汇总表的参考。

03.什么才是一个符合规范的数据源表？

一个合格的数据源表就是字体大小适合，没有合并单元格、数字格式没有错……

接下来我们通过对比的方法，告诉大家一个数据源规范需要注意什么？

1.大量的数据源有标题

对于只是用作储存数据功能的数据源表，标题不方便后续对数据进行分析，建议把标题写在工作表名称中。

2.数据项名称不统一

手工登记的台账经常出现名称不统一的情况，例如把姓名有时候是：灵儿，时而赵灵儿，时而小龙女。我们要做的就是把他们都统一为规范的姓名，不写花名，昵称或爱称，有时候产品名称也出现这样情况。

3.类别分类不明确

类别分类是会把某一类写成了大类如图，若要做多级细分，应该多插入一列【类别】【产品】这样更容易区分清楚。

4.日期格式不规范

日期格式不规范是手工登记经常出现的问题，遇到这种情况可以通过【分列】把数据规范。日期只有这三种写法正确：2020年8月16日，2020-8-16，2020/8/16

我们可以通过【数据验证】*录入日期，避免员工在录入时输入错误。

5.批注过多，不便于阅读

如果有多个批注时，我们可以把批注内容在后面新增一列【备注】，这样方便观看，同时又能把数据记录下来。

6.数字编码少填或多填

这种情况经常出现在填写比较长的数字，如：手机号码、身份证号、合同号等情况，这些情况，还是可以通过【数据验证】*输入位数，从而达到降低错误。

*输入位数，选择【数据】【数据验证】

例如，允许条件选择【文本长度】，选择输入值为11，手机号都是11位数，身份证号是18位，当员工输入错误时，Excel就会自动报错。

7.相关税点没根据规定内填写

我国的税点都是根据规定的缴纳，会有一定的范围，所以我们可以设置对应【数据验证】规定对应的税点选项中。例如公积金比例是5%-12%，超出这个比例都是不对的。

8.合并单元格不便于统计

合并单元格不利于数据的进一步分析，例如插入透视表无法插入，要对合并单元格进行取消合并，把空值单元格补充完整。

此处可以用【Ctrl+G】定位空值，然后通过【取消合并单元格】，再利用【Ctrl+G】定位空值，=上一个单元格，最后按【Ctrl+enter】补充所有空值。

9.表头字段空缺

表头字段空缺，不便于后续的数据分析

10.二维表格不宜做数据源

二维表是数据汇总呈现方式，不适合用于做数据源表，所有需要把二维表转化为一维表。

以上的10个知识点就是人们经常在数据录入时出现的错误，对应的错误也给大家安利了解决办法。

E04.汇总表如何排版好看？

汇总表我们分为报表类型和图文结合的数据大屏类型，今天我们重点讲解一下报表类型需要注意哪些事项。

1.统一行高设置为22.5

Excel的默认行高偏窄，我们统一把行高设置成为22.5，空间感会更好~

2.字体采用思源黑体，西文采用Arial字体

采用Excel默认的某些衬线字体会展示效果不佳，显得臃肿，部分字体还可能设计侵权的风险。

3.字号大小不一，不便于阅读

字号有些大小不一，在同一个报表内容采用统一大小的字号。

4.较大的数值没有千分位

数值较大的情况下，没有千分位，难以判断数值的大小，通过肉眼容易疲倦。

5.表格逻辑结构不明显

我们把有逻辑的项目统一排序的方式，不能显示出表格的逻辑。例如销售收入是大项，细项有销售数量、增长率、单价等。应该归入到二级细项里面。

6.单位没有单独分列

单位没有单独成列，不方便观看。

7.框线过于明显，大小一样

框线过于明显，容易使得读者分心，我们需要弱化表格的线条，使得数字更突出。

8.数字没有靠右对齐

数字采用了统一居中对齐，不方便我们留意那个项目的大小。统一右对齐后，就能明显看出那个数值的位数多，数字大！

9.表头与内容对齐方式不一致

对齐方式不一致，容易造成看错表头，例如把2019年的数据看成2020年的，所以与内容对齐方式一样。

10.开头记录数据不要从A1开始

.因为报表是汇总表，不需要从A1开始，A1开始会让人有压抑感。第一行与第一列应该空出来。

E05.数据大屏类汇总表

1.常见的综合大屏分区有哪些？

一共有以下五大区域  ①标题区   ②动态切换区   ③关键指标区   ④指标详情区   ⑤说明备注区  

我们再看其他的例子，也是这样的分区

完成上面的图表叫数据大屏，核心是：排版良好+不俗配色+动态变化+无逻辑硬伤，只需要跟着总结的套路一步步完成即可。