家庭档案管理系统的家庭档案的整理

发布网友发布时间：2022-04-29 14:31

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热心网友时间：2023-10-11 06:45

家庭档案的整理遵循档案材料自然形成规律，整理方法宜简不宜繁。一般家庭档案的整理可按照如下的步骤进行：
（一）鉴别。主要是鉴别材料是否具有保存价值、应不应归档及应归入家庭档案的哪一类。
（二）分类。主要是将应归档的文件材料归入相应的大类；G—声像类和H—实物类还需要将归档材料归入相应的属类。
（三）确定归档材料的“件”。就是依据归档材料的形成规律、归档材料独立发挥作用与否划分出归档材料的最基本保管单位“件”。一般来讲，一份证书即为一件；一份文稿或书信即为一件；一份单据即为一件；一张照片即为一件；一盘录音带、一盘录像带、一张光盘即为一件；已装订成册的材料也可作为一件；一件实物也作为一件。
（四）编制档号。A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类等六个类别的档案，其档号为类别号+件号组成；G—声像类、H—实物类等两类档案，其档号由类别号+属类代号+件号组成。
A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类等六类档案编制档号主要是在归档材料上加盖档号章，分别填写类别代字与件号顺序。
档号章样式：类别件号　　　　G—声像类、H—实物类档案编制档号做法分别为：照片档案对照片册内照片编制大流水号作为件号，件号与照片的类别号（G1）共同组成档号；录音带、录像带档案则是以一盒（盘）为一件，在带盒上加贴标签填写类别号（G2、G3等）及件号；实物档案档号编制也是以一件实物为一件，在实物上加贴标签，填写相应的类别号（H1、H2、H3等）及件号。
（五）编制家庭档案目录。根据家庭档案的类别及各类档案材料所编制的档号顺序，分别编制各类家庭档案的目录，目录可手工填写也可计算机录入。家庭档案的目录样式如下：件号责任者归档文件材料题名日期数量期限备注　　　　　　　　　　　　　　件号，是指每一类别下归档文件材料的顺序号，在一定分类层次上从1开始流水排列。
责任者，是指文件材料的形成者，可以是单位也可是个人；
归档文件材料题名，是指归档文件材料的标题或对归档文件材料内容特征等进行概括而形成的文字。
日期，是指归档文件材料形成的日期，一般用八位阿拉伯数字表示。
数量，是指归档文件材料最基本单位累积之和，如文稿、书信、刊物、说明书、账册、日记、合同等要统计填写其页数；证书、存折、照片、实物等则一件即为一件，填写其数量即为“1”。
期限，是指归档文件材料的保管期限，一般分为永久、定期两种。其中，永久保管的文件材料指对家庭及其成员有长久查考价值的文件材料，凡是反映家庭的历史变迁、成员成长、重要家庭事件及活动、家庭成员取得较大成绩、在维护家庭及其成员权益方面有重要作用的文件材料等都应永久保存。具体到每个家庭，其归档文件材料的保管期限不作统一规定，由家庭根据自己的情况及材料对其家庭的意义来划定，在填写家庭档案目录时，此项也可不填。
备注，是指在归档文件材料有需要加以注释说明的事项时才进行填写的项目，主要是用于对归档文件材料的稿本、保存状况、变动情况等进行说明。
（六）装盒、保存。指将整理后的文件材料按类别、件号顺序依次放入专用的家庭档案盒及家庭照片档案册中，同时，按要求填写好家庭档案盒及家庭照片档案册上的相关内容。
家庭档案盒及家庭照片册上需要填写的内容主要是：家庭名称（夫妇姓名、户主姓名、家庭成员姓名均可）、类别、起止件号。
家庭档案的保存，可根据家庭的实际情况采用不同的保存方式。一般建议采用专用的箱柜集中保存，可根据档案的数量多少在家庭的书柜或其它箱柜中划出专用的空间来保存家庭档案，家庭档案保存时要注意其安全，要做好必要的防高温、防潮、防虫害、防火等措施。