求公文的正规排版
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发布时间：2022-04-27 04:31
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时间：2022-06-26 06:26
8．1．1 公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。
并不是所有的公文都需要编制份数序号
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码，对编几位未作规定。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷，对此本标准不作统一规定，公文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。
8．1．2 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发 单位能够知道保密期限，可按照国家保密局的要求在密级程度后 标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月， 过期即可解密。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等 级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。
8．1．3 紧急程度
如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定，紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少，由各地行政机关主管自行确定。在标准中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第l行。
如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时，按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分两行顶格标注在版心右上角。
8．1．4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。友文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
联合行文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文机关标识即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定。
有一些特定的公文在发文机关名称后面不加“文件”二字， 如*就有“*任免通知”红头形式，本标准给这类“红头”留了余地，未规定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加 “文件”二字。
发文机关标识的字体，本标准推荐使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某 些书法艺术的成分，应该说不适于标识具有执法职能的国家行政机关的公文。
发文机关标识的字号，本标准以22mm×15mm为高限，现行“*文件”的字号即是22mm×15mm。本标准以此为高限，就是要求除“*文件”以外，其他各级行政机关标识的字号要小于“*文件”，以显示*作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。
关于发文机关标识的位置，本标准提出了两种。第一种是用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。要注意，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白，也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm＝62mm的距离。
第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上级机关批示文件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政机关在设计文件“红头”时，两种形式均应具备，即平行文或下行文发文机关标识距上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边为117mm。
关于联合行文，本标准规定“文件”两字居于发文机关名称右侧上下居中。本标准还特别提出“文件首页必须显示正文”这一明确要求。如果联合行文的机关过多(我们曾发现过有14家联合行文)，就可能出现把正文挤出首页的情况，而公文如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是极不严肃甚至可以说是很滑稽的事。因此公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止(还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置)。
8，1．5 发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 )”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。读懂机关代字很重要，特别是知道了文件的主办部门是谁，可以比较准确地对文件进行分办、查询和保存归档。有的机关代字还包合其他的层次，如*发文的机关代字有“国发”、 “国函”，“国”代*，而“发”和“函”则代“*文件”和“*函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。
年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔 〕”括起。注意六角括号不是数学公式的中括号，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。 因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按本标准的规定使用六角括号。
序号是发文的流水号。一般都是按文件的形式统一编，即是哪个部门主办的，只要是同一发文形式，就要统一按顺序编号。有的机关按主办部门或按文件内容划分编序号，是一种较繁琐的办法。本标准规定序号不编虚位，不加“第” (有的单位加“字”)等虚字，主要是讲究实用，尽量减少公文的字数。
发文字号的位置，本标准规定在发文机关标识下空2行，规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线，这样就明确了发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离(实际掌握只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中。
8，1．6 签发人
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
签发人标识仅是在上报的公文中才出现。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责。因此上报的公文需要标注签发人。本标准规定应平行排列于发文字号右侧，也就是要和发文字号同处在第3行，不过此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人则右空1字，这样排列起来对称、美观。还要注意“签发人(会签人)”三字用仿宋体，签发人(会签人)姓名用楷体。这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。
如果有多个签发人，或者有的文件按规定还需要标注会签人，这时的标识方法是，发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行，文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置；其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列；如果3行位置放不下，将红色反线下移，但排列顺序和原则不变，发文字号居左空1字和签发人．姓名居右空l字的要求不变。
8，2 主体
8．2．1 公文标题
红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识，居中排布。应该说，在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开，则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如前所述发文机关多、签发人会签人多，本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。
8．2．2 主送机关
标题下空l行，左侧顶格用3专仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识，回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法，即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关在标题下也可以不空1行，道理不再赘述。
标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各省、自治区、直辖市*”。
8．2．3 公文正文
主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
正文的标识方法同写信一样，在主送机关名称之下第1行开始标注，每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文，中的数字、年份、(用阿拉伯数码标识的)均不能回行，这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏，数字、年份回行权易出现差错，也易使读者看错。
8．2．4 附件
公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而 又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是，公文的附件是 正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。为了保证 这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称， 以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的．附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此，本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定，如：附件序号用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定，正文后的附件标识要与正文空l行，左空2字；附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。
8．2，5 成文日期
用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期的标识位置见8．2．6。
成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性，本标准规定成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。
由于印章一般要盖在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，这一点在8，2．6条会分别介绍。
8．2．6 公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
8．2，6．1 单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；力g盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。
印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能，《中华人民共和国刑法．》第二百八十条规定：“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、 印章的，处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺*权利；情节严重的，处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，本标准对印章的格式做了详密的规定。
对只盖一个印章的单一机关发文，本标准规定落款处(即成文日期之上)不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字；纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准就是印章加盖在成文日期上，上距正文l行之内，也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文， 因为如果空白过大，就容易被人私自加入其他内容，即“变造”公文。
本标准规定印章加盖要端正、居个(即居成文日期之中)。此话说来简单，但执行起来却要认真对待，特别是手工加盖印章，稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微，把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章，制版时也要严肃认真，严格按本标准执行。
本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是，印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行*文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。
8．2．6．2 联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主力、机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
两个单位联合行文，本标准规定应将成文日期拉开，左右各空7字，主办单位印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交 或相切，相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。
三个单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备，其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此，如果公文出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，本标准做了这样的规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个，这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时，应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置，右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交，每排印章中心线对齐。
本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，而统一采取一种，要下套均下套，要中套均中套， 以保证印章排列整齐、美观。
8．2．6．3 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
现行公文常出现一种“此页无正文”的格式，即当正文之后的空白容不下印章位置时，需将印章加盖在下一空白页上，于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”，并用圆括号括起。这样做是考虑到了防止在空白页私加文字，但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口，本标准作了规定，即在出现上述情况时，以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白，堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定，出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后，各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。
8．2．7 附注
公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、 “此件可见报”等，不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时要加以注意。
附注应用圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。
8．3 版记
8．3．1 主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由**编制的《*主题词表》规定。
本标准规定主题词居左顶格标识，“主题词”三字用黑体，后标全角冒号；词目用小标宋体字，词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同， 同时要注意词目之间不要加顿号，而是空l字。
8．3．2 抄送机关
公文如有抄送机关，在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
本标准规定抄送机关标识于主题词之下，要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。
如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关，前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明，标识方法与抄送机关的标识方法相同，即也要注意上面提到的三点。
8．3．3 印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的*(室，)或文秘部门。有的发文机关没有专门的*(室)或文秘部门，也可标识发文机关。
标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说，公文在领导签发之后，也就是生效时间之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明?了印发日期以公文付印的时间为准，是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，均有利于公文的办理。
本标准规定印发机关左空1字，印发时间右空l字，并且只能占一行位置。因此，印发机关如果字数太多，可以自行简化；本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识，也有尽量缩小位置的考虑，以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。
8．3．4 版记中的反线
版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开，一是为显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线，具体标识方法可参见标准中的图4。
8，3．5 版记的位置
版记应置于公文最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。
本标准规定版记置于最后一面(封四)，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的 最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定，是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显，即印有红头的首页，而结束部分就是本标准规定的版记。这样，红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：
(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。
(2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。
(3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
热心网友
时间：2022-06-26 06:26
