工作邮件如何发
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发布时间：2022-04-29 03:02
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懂视网
时间：2022-05-07 04:01
1. 管好你的收件箱
把邮件消息按照优先级、主题、日期、发件人及其他选项进行分类，你可以从中筛出值得你关注的重要邮件。严格意义上讲，作为好的电子邮件礼节，你应当在第一时间回复所有电子邮件。通常意义上讲，你应当在一个工作日内回复所有专业电子邮件，即使它只是通知你，“已经收到了消息，请赶快浏览”。有时候，你会收到包含多人回复的电子邮件；此时你每次都要读完整个邮件，然后再回复。
2. 专业写作邮件消息
无视商业写作的基本原则，很容易传达给别人这样的信息，那就是你是一个外行，而且粗心大意。在写邮件或者回复邮件时，应当保证语法和句式无懈可击，或者还可以使用拼写检查器。不要发送全大写字母的邮件——这种邮件太过歇斯底里。应当根据逻辑性与可读性把邮件分散成小段落。邮件内容要简短，如果内容较多，可以列成条目。
在点击发送按钮之前，进行最后一次检查。把邮件再次完整通读，检查语法错误，看看标点用错没有，以及拼写有没有问题。你会为你的收获大吃一惊的。此外，你还要保证邮件的语气语调恰到好处，饶有分寸。
3. 加上有效的邮件主题
邮件主题的撰写需要谨慎对待，但还是必须要给出。成功的邮件主题要能概括消息内容，既不显得冗长，也不叫人茫然。啰里啰唆的主题让人畏惧，这样的邮件不如干脆跳过忽略不计，况且，太长的主题在电子邮件浏览器中也经常无法全部显示。为了得到最佳可读性，字母的大小写应和普通句子一样，用不着夸张的全部大写。
如Agenda for meeting on 3/29/07就很好，而不要写成AGENDA FOR MEETING ON 3/29/07
4. 正确使用抄送（CC）和密送（BCC）
大多数电子邮件客户程序都有抄送和密送功能，通过它们，你可以和主要接收人之外的其他人保持信息联络。如果需要领导支持的工作，一定要使用抄送。
向其他人拷贝（即抄送和密送）信息时，需要确信的是这些消息是否适合他们。如果使用地址列表，也要检查检查是不是列表中的所有成员都应该收取这封邮件，记得把不相关的人员暂时排除在外。密送的使用要讲求节制。如果有敏感话题需要密送给他人，还不如当着人家的面，在网下讨论更为妥当。
5. 转发消息要服从邮件礼节
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎。不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。点击发送按钮前，回顾一下消息内容是否对于所有收件人都无可挑剔。
6. 不要卷入网络口水战（flame war）
Flame war是一类激烈的邮件交换，往往情感胜于理智，而且和专业沟通简直毫无瓜葛，不可相提并论。如果某一天你收到了这种邮件（表明战火已经离你不远），或者发觉自己已经深涉其中，那么如果你还是决定非得回应，最好在回应之前多加考虑。对情况加以分析，避免情绪化，作出理性的答复。愤怒时不要用E－mail.E－mail很难传送幽默，但很容易传达愤怒。
你也可以不要回应，而决定采取当面解决的办法。一般来说，flame war的发动仅仅是出自一点小小的误解。一旦有措词不当（甚至是优秀的措辞），就有可能被收件人曲解，然后他就发动火力进行回击。比之答复，不如去找这个人就该消息讨论讨论。万一谈话尚不能解决问题，那就只能请经理出马，在网下解决争端。
7. 妥善保管电子邮件地址
不要把合作伙伴的电子邮件地址泄漏给商业卖主、朋友，或者企业外部人员。核实列于收件人和抄送文本框中的邮件接收人确实有权接收消息，并且确保在这个过程中不会暴露他人的电子邮件地址。不要把你的合作伙伴的邮件地址贴在互联网论坛或者公告板上、新闻组（Usenet group）系统里、聊天室中，或者其他公共区域内。
关于保护他人邮件地址不受公开，这里有几点简单方法。首先，如果你需要让他的邮箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。其次，转发邮件时，把他们的邮箱地址从消息中去除。这花不了多少时间，却可以减少让你的合作伙伴的电子邮件地址在互联网空间内疯狂复制繁衍的机会。
8. 明智地处理附件
电子邮件的附件消耗了过多的邮件服务器的存储空间和网络带宽，而且对病毒的发作难辞罪责——可是，它们又常常是传送文件的最简单方法。当你发送附件时，就请确保按以下指导方针进行：
◆如果只发送附件，要进行简短说明，这样比较礼貌。
◆不要附加大文件；任何大于1或者2M的东西都不应该通过电子邮件发送。
◆限制消息所含附件的数量为5个或者更少。
◆把附件保存到硬盘上，然后删除包含此附件的电子邮件消息。
◆不要打开突如其来的附件，不要打开不知来自何方的附件。
◆打开附件前，每次都先用反病毒软件扫描一遍。在没有得到无毒的确认之前，永远不 要点击附件。
◆不要给接收人转发他们不能访问的附件。如果附件的使用需要运行某个不常见的新应用程序，就先在消息中说明白。
9. 不要包含敏感信息，或者可能让人窘迫的信息。
如果你认为你的电子邮件纯属私有，那就错了。不是这样的。把它们想作明信片。如果不想让信息发布在当地报纸的头版，就决不要把它们包含在电子邮件中。或者这样讲，永远就不该通过电子邮件发送绝密的、内部所有的、敏感的、个人的，或者秘密信息。你也应当避免在邮件中发送煽动性的或者情绪化的评论。
10. 知道什么时候用电子邮件（及什么时候不用）
商业发展让电子邮件有了专业化的商业相关用途，但绝不是用来开玩笑、扯闲话，或者chain邮件的。同时记住不要用发送邮件的方式完成本该口头交谈的工作。错综复杂的主题面对面进行解释尚且经常困难重重，电子邮件又能何为。与其通过电子邮件给出复杂解释，不如开一个简短会议当面把事情说明白。
当进行紧急、艰难，和/或令人不愉快的讨论时，比如和人力资源有关的事端，电子邮件是口头交谈的蹩脚替身。情绪容易激昂的交流还是当面处理较好。
11. 关于回复
礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。
12. 最后填写收件人，因为一个误操作，有可能送出一份空信，令对方造成你工作粗糙的印象。
13. 沟通重要事情时，最好使用邮件；若有必要，抄送给相关的负责人。
热心网友
时间：2022-05-07 01:09
收到过太多这样的邮件，我就想问现在的职场人真的会发工作邮件吗？
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
很多人觉得不就是一封邮件吗？只要把事情说清楚不就行了？哪有那么多规矩？错，大错特错。
工作邮件就像一条个人广告。每个想在职场上有良好发展的人，都必须要树立自己的个人品牌，要有自己的品牌影响力。那么就需要在从个方面、不同细节去建立自己的良好形象。
有时候不同部门之间的人员并不是那么熟悉，如果因为业务关系需要写邮件给对方，就给了你一个很好的树立自己个人品牌、体现个人素养的机会。你可以观察一下领导发出来的邮件，一定会有不一样的感受。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
鉴于工作邮件的重要性，小懒觉得有必要说一说一封好的工作邮件需要具备哪些条件：
1、邮件主题
邮件主题就像一个人的灵魂，是邮件的中心思想。但是有很多人写邮件的时候“无主题”，或者主题不知所云，就像一个人没有灵魂。收件人看到这样的邮件主题时心里就会产生反感，进而会对发件人做出“表达不清”的评价，进而会觉得发件人可能也是一个工作做得不好的人。
所以，小懒建议尽量一句话总结出邮件想表达的中心思想，要避免无主题或主题太长给收件人带来阅读障碍。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
2、对收件人的称呼和打招呼
写邮件是在跟同事或者客户沟通事情，要把邮件当做是与对方当面沟通一样，要有基本的礼貌和尊重。合适的称呼正是体现个人素质和专业素养的开始。每一封邮件都会有明确的收件人，那么在邮件开头就需要有合理的称呼，以表示对收件人的尊重。
小懒建议称呼用姓氏加职务，比如胡经理。
打招呼也很重要，只有称呼没有打招呼会让人感觉像是在接受命令。换位思考一下，你会乐意接受别人颐指气使的对待吗？尊重是相互的，能够使用礼貌的招呼语，会让对方感觉到被尊重，进而也会尊重你。
小懒建议用“您好”这样的招呼语，体现基本的礼貌。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
3、邮件正文
工作邮件一般是通知或者寻求协助。邮件正文就像在跟对方讲事情一样，要求逻辑清晰，表达流畅，突出重点。做到这些会让收件人觉得你是一个逻辑性强，表达能力强，做事有重点的人，自然会对你留下比较好的印象。收到过很多邮件，要么过于简短，事情都没说清楚。要么过于冗杂，词不达意。往往就会对发件人做出不好的评价。
所以，小懒建议在写正文的时候要尽量用简洁的语言，表达事情的基本概况，需要得到怎样的协助。上级给下级的邮件一般是要求执行什么指令。
最后，建议要写明时间节点，方便收件人预留时间完成相应的工作。需要重点突出表达的地方用加粗字体。
在需要别人协助的时候，多用“请”，邮件末尾要说“谢谢”，如果邮箱功能强大的话，加上一个“玫瑰花”表情效果会更好哦。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
4、邮件签名
邮件签名是发件人的个人名片。事实上，在职场上喜欢发名片给别人的人，更容易被记住名字。邮箱签名更有利于别人了解发件人的工作信息，更能体现发件人的专业度。
没有签名的邮件回复率比较低，就算是收到回复，可能时间也会比较久。因为收件人不知道发件人是谁，只好通过猜测进行判断，要知道每个人都很忙的，谁愿意花时间回复这些莫名其妙的邮件。可想而知，发件人在邮件要处理的事情上面效率有多低。
小懒建议设置邮箱个人签名，内容包括：姓名、公司（最好是有公司的一句话介绍）、部门、职务、联系方式、公司地址、邮件地址，这些是最基本的信息，能够让收件人明白你的基本工作信息，更有利于处理你在邮件中提到的事情。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
5、邮件收件人
收件人作为一封邮件必备的信息，重要性自然不必多说。放在最后来说，是想提醒各位，写邮件的时候一定要把收件人放在最后来添加。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
为什么呢？这个小懒很有发言权，有一次，我在写一封重要的邮件，要发送给公司大领导的。我先把收件人添加进去之后开始写邮件正文，写到一半有事情出去了一下。回来的时候手一滑就点到了“发送”，虽然之后我做了解释，还是给领导留下了“做事马虎”的印象，教训惨痛啊。
还有，要将收件人的邮件地址备注为称呼，现在很多邮箱工具都可以备注收件人的姓名。为了体现对收件人的尊重，小懒建议在发邮件前为收件人添加合适的备注，能提高收件人对你的好感度哦。
另外，发送工作邮件时记得抄送给你的领导，领导可以随时掌握你的工作动态，提升你的工作透明度，自然会提高你在领导心中的地位。还有，有时你在邮件中表达有问题时，领导也会及时指正，更利于自己的进步，避免酿成大错。
职场必备技能！学会发送工作邮件的5个技巧，教你职场不走弯路
相信每个人都想把工作做好，发邮件只是工作中的一部分，所以很多人会忽略。其实，越是这些小细节越能体现一个人的职业素养。所以，快快行动起来吧。写好每一封工作邮件，尽量不给别人增加负担，树立自己的个人品牌。
