浅议地质资料管理的保密工作

发布网友 发布时间：2022-04-27 09:29

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热心网友 时间：2023-09-19 15:37

李婕

（中石化华东分公司资料信息管理中心，南通225300）

摘要 本文就地质资料在保管和利用过程中遇到的涉密问题展开了论述，在确保地质资料的安全保密和开发利用方面阐述了自己的看法。

关键词 地质资料；管理；保密

地质科技档案是国家档案的重要内容之一，也是地勘单位地质成果管理的重要内容。地质科技档案是指地质勘查、地质科学研究等活动中形成的科技档案。地质科技档案（以下简称地质资料）管理工作的好坏直接影响到地勘单位生存与发展的经济命脉。随着市场经济的发展，地质资料的利用价值越来越大。而具有商业秘密的地质资料是地勘单位档案的核心和精华，是档案保管工作的重点。

1 做好地质资料保管过程中的保密工作

1.1 绝密地质资料的管理和保密工作

绝密地质资料是地勘单位的核心秘密，因此，必须管理好绝密地质资料。

（1）对绝密地质资料与非绝密地质资料分别进行保管。设保险柜、保险锁、防盗器等相关设备，从硬件上确保绝密地质资料的安全。

（2）提高绝密地质资料管理人员的素质。由于绝密地质资料管理人员具有特殊的身份，有知密早、知密多、知密深的特点，对保守企业秘密负有更加重大的责任。因此，绝密地质资料管理人员的素质直接关系到地质资料保密工作的好坏，绝密地质资料管理人员必须具有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情要做到有头有尾，手续清楚，而且还要防止绝密内容“无形”储存在头脑中，防止泄密。

（3）加强绝密地质资料的日常管理。绝密地质资料的调阅、移出、销毁等步骤应严格按照规定进行办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密地质资料在使用完毕后应及时清对、检查，当发现失密、泄密问题时，应及时查明原因，进行补救。

1.2 做好档案保管期限和保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是正确分析和鉴别地质资料内容的现实作用和历史作用，根据需要，全面确定地质资料的保存价值，准确判定地质资料的保管期限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在1年及1年以上的以年计，在1年以内的以月计。

1.3 地质资料密级的变化

地质资料保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中，总的趋势是降密，直至解密。其变化主要有三方面的原因：一是保密范围的变化。二是密级文件作用的变化，如原来的密级文件指导作用与现在的工作不适应，已经失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级也就自然解除了。三是保密时限的变化，原先所存的地质资料涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，20世纪50～60年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行地质资料解密划控工作的迫切。因此，应依据地质资料涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

1.4 做好地质资料密级的调整工作

（1）要认真贯彻落实《保密法》精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必究；二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好地质资料涉密文件的清查鉴定，严格划清密与非密的界限，确定哪些地质资料能开放利用，哪些*在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密地质资料建设奠定基础。

（2）要建立起法制的新秩序。对涉密地质资料的变化调整不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。为了适应涉密地质资料调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三项制度：一是建立划定密期制度，以便届满自行解密；二是建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知地质资料馆、室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三是建立涉密地质资料接收标准制度，加强涉密地质资料的规范化建设。

（3）要加强涉密地质资料的科学管理。过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了机密随时可能扩散的危险。因此，可以采取分段治理的办法，内容包括：今后在一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，采取对于所查地质资料无关的涉密文件进行密封等措施，对密级文件特别是绝密文件单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷的问题，堵塞提供利用中由于混卷而造成的机密扩散漏洞，同时解决涉密地质资料文件分散不集中、日后调密不便的问题；按立档单位地质资料中的文件密级编制目录、卡片及机读目录，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学管理、准确掌握、有效保密创造条件。

2 做好地质资料利用过程中的保密工作

2.1 做好地质资料利用中的监督工作

地质资料利用监督是做好地质资料利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正地质资料利用过程中不利于地质资料保密的各种不良行为，从而做到既能利用地质资料，又能保证地质资料的完整与安全。具体说来，地质资料利用监督可以从以下几个方面实施：

（1）制度建设。地质资料利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。各项地质资料利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）队伍建设。担负利用服务工作的地质资料管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对地质资料的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是*素质，要有高度的*责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱地质资料和地质资料事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的地质资料内容，熟悉地质资料法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

2.2 正确处理好地质资料保密与利用的关系

保守*是每个公民应尽的义务，更是地质资料管理工作人员的神圣职责。但由于在传统的保密观念影响下，地质资料工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。机密地质资料应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围*的利用，保而不用只会失去保的意义，失去地质资料的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无*的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

3 成果地质资料在生产、复制过程中的保护

随着电子信息化的快速发展，地质科技文件材料的形成与成果地质资料复制，已经逐步进入了电子化，尤其是成果地质资料复制过程中的保护显得尤为重要。

3.1 防止复制过程的泄密

每一个地质项目从立项、设计到成果报告复制完成都离不开电脑，全部资料都是从计算机经过电子化处理加工的。如果没有采取相应的措施与制度，资料很容易从该阶段丢失与泄密。原因有两个方面：其一，泄密涉及计算机工作人员的基本素质与保密意识，如果对工作人员没有制度与措施的约束，很可能资料随时在有意或无意中失密；其二，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的*杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其他程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其他程序的传染。造成电子文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。因此，如何保护地质资料电子文件信息不受损害，并顺利完成每一个项目成果准确无误地复制是各地勘单位不可忽视的问题。具体而言，如何防止电子版的地质资料在复制加工过程中的泄密，是目前地质资料管理工作中的一个难点与重点。

3.2 对于复制过程中的报废图件的处理

个别单位对于计算机室报废图件的处理多采用撕碎—装袋—当废品出售的方法。这样的处理方式从档案保密角度讲很不规范，泄密的可能性极大。笔者认为，在处理报废图件时要分类处理，对于涉密图件要慎重处理，在专人监督下由指定人员负责销毁处理。量少的可以焚燃，如果量大可以用碎纸机粉碎为纸屑后出售，以确保资料安全不泄密。

3.3 自动化办公设施的普及给保密工作带来了新的问题

各地质项目组都配备了电脑。目前，每个项目负责人的电脑里都存储有自己参与工作的多种成品或半成品的地质资料，无形之中造成了地质资料统一管理和防止*密的难度。还有网络的连通，增加了*密的几率，如果资料拥有者没有良好的基本素质，*密的可能性极大。比如，近年，给某公司编写的地质成果资料，还没有正式提交给该公司之前，却发现另一单位已经完整地拥有该成果资料（包括电子版的资料），引起了合同纠纷。类似这种事情的发生，原因也很多。建议所有涉密的电脑与网络进行物理隔离，并及时做好相关内容的备份，以防不测。当然，如今电子化的迅速普及与网络技术的飞速发展为资料传输提供了极大的空间，也为地质资料的保密带了困惑、困难和新的任务。所以地质资料保密的重点、难点已经发生了变化，光靠资料室保密资料已经很不全面。

总之，地质资料保密问题，是地勘单位不容忽视的重要问题，在一定程度上说，单位领导对档案的重视与全体职工的保密意识直接关系到档案保密工作的好坏。不断完善档案管理制度，防止地质档案资料流失与泄密，是摆在我们面前的一项紧迫而艰巨的任务。