秘书工作人员应具备的基础知识:

发布网友 发布时间：2022-04-28 22:53

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懂视网 时间：2022-07-02 11:55

基础知识要点顾名思义就是比较重要的方面，下面是小编为你整理的秘书基础知识要点，希望对你有用!

秘书基础知识要点1

应用文书的概念与制发

(一) 文书的含义与分类

1. 含义：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称。

2. 分类：

(1) 行政公文(通用公文)

党的机关独有5种：决议、指示、公报、条例、规定。

行政机关独有4种：命令、公告、通告、议案。

党政机关共有9种：通知、通报、决定、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。

(2) 事务文书

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿。

(3) 商务文书

意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

(二)通用公文的制发程序

包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。

1. 草拟

(1)人名、地名、数字、引文准确。

(2)结构层次序数，一 (一) 1. (1)

(3)使用国家法定计量单位。

(4)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用的词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。

2. 审核

行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。

3. 签发

上行文应交由主要负责人或者主持工作的负责人签发;

下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发。

应用文书的格式

一、通用公文的格式

(一) 通用公文用纸和印装规格

1. 公文用纸：A4纸，尺寸210mm_297mm。

2. 公文页边与版心：天头(上白边)：37mm±1mm;

订口(左白边)：28mm±1mm;

版心尺寸：156mm_225mm。

(二) 各要素标识规则：分为眉首、主体、版记三部分。

(1) 主题词：先标类别词，再标类属词。“主题词”用三号黑体字居左顶格标识，

词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。坚持“谁办文，谁标引”的原则。

(2) 抄送：主题词下空1行，左空1字。用三号仿宋字体标识。名称中间用逗号

隔开，最后一个标句号。

(3) 印发机关和印发日期：印发机关左空1字，印发日期右空1字。三号仿宋字

体。印发日期用阿拉伯数字标识。

(4) 版记中的反线：版记中上各要素下均加一条黑色间隔横线，即反线，宽度同

版心。

(三) 通用公文的特定格式：

1. 信函式：发文名称后不加“文件”两字。范文机关全称下4mm处为一条横线为武文

线(上粗下细)，居下页边20mm处为文武线(上细下粗)。

2. 会议纪要格式

_______________会议纪要

第_期

_______办公室 _年_月_日

应用文书的要素

一、材料：一系列的事实和依据。包括四个环节：材料的占有、鉴别、选择、使用。

(一)材料的占有

(二)材料的鉴别

(三)材料的选择

1.围绕主题选择材料

2.选择典型材料

3.选择真实准确的材料

4.选择生动新颖的材料

(四)材料的使用

二、主题：要求——正确、深刻、新颖、集中。

三、结构：

(一)内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。

1.开头的方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。

2.层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。

3.段落：提行式、条款式、篇段合一式。

4.照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应。

5.结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、禿尾。

(二)要求：严谨、自然、完整、统一。

四、语言

(一)标准：准确、简洁、平实。

(二)应用文书专用语言：

1.开头用语：为了、根据、鉴于、目前、兹有

2.承启用语：根据~~~决定，为了~~~现决定，拟采取以下措施，经~~~研究，答复如下。

3.引述用语：悉，收悉。

4.批转用语：批示、阅批、审批、批转、转发、印发。

5.称谓用语：我、贵、你、本、该

6.经办用语：经、拟、施行、审定、会议听取了。

7.表态用语：不同意、不可、批准。

8.结尾用语：

(1)请示：当否，请批示。

(2)函：请研究函复，请予复函。

(3)报告：请指正，请审阅。

(4)复函：特此专复，特函复。

(5)知照性公文：特此公告。

应用文书的表达方式

一、叙述

1、 六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果

2、 叙述人称：第一人称、第三人称。

3、 叙述方式：顺叙、倒叙。

二、议论

1、三要素：论点、论证、论据。

2、类型：立论、反驳。

3、方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。

三、说明

1、方法：定义和表述，分类和比较，数字和图表。

秘书基础知识要点2

文书的拟写和处理

文书拟写

一、批转转发性通知

1. 概念：批转、转发、印发公文的通知。

2. 类型：批转通知、转发通知、印发通知。

3. 拟写要点：标题+主动机关+正文+落款+成文日期+转发文件原文

4. 所有的批转转发性通知均附带文件。此类附带文件不属于附件。

二、报告

1.概念：汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。

2.特点：汇报性、陈述性。

3.报告与请示的区别：

(1)性质要求不同。请示必须答复，报告则不必。

(2)行文时限不同。事前请示，事后报告。

4.类型：汇报工作报告、反映情况报告、答复询问报告。

5.拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

6.主送机关只有一个，若还需呈送其他上级机关，应采用抄送形式。

7.尾语：特此报告、专此报告、请审阅、请指正。

8.报告不得夹带请示事项。

三、请示

1.概念：向上级机关请求指示、批准的公文。

2.特点：一文一事、请批对应、事前行文。

3.类型：求示性、求批性。

4.拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期+附注

5.请示只主送一个机关、逐级请示、语言温和谦恭。

四、问答函

1.概念：不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函。

2.拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

3.尾语：请速回复、盼复、请予复函、即请函复;此复、特此专复、特此函复、专此函告。

五、简报

1.概念：国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书。

2.特点：简、快、新、实。

3.类型：工作简报、会议简报、动态简报。

4.拟写要点：报头+报核+报尾。

5.一事一报，切忌面面俱到。控制在1000字以内。

_______________公司

情况简报

第(_)期

_____办公室

_____党群部 __年_月_日(大写) 编者按：__________________________________________________________________.

标题

_月_日，___公司在___地方召开______会议。

会上，领导传达了_____精神，____文件。(以上为导语)

___领导作了重要讲话。提出_点意见：

一、

二、

三、

四、(以上为正文)

最后再次强调，_______________。(结尾)

送：__办公室、公司各部门 (共印30份) (以上为报尾)

六、意向书

1.概念：当事人双方或者多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书。

2.特点：协商性、灵活性、简略性。

3.结构： 标题：文种即可。

正文：导语+主体(分条款写明)+结尾(未尽事宜，在正式签订合同或者协议书时予以补充)

尾部：意向书签订各方单位的名称、代表人姓名并加盖公章、私章和日期。

一、通告

1. 含义：公布社会各方面周知或遵守的事项的公文。

2. 与公告的区别：使用范围不同：公告(国内外)，通告(国内社会)

宣布事项不同：公告(法定事项)，通告(具体遵守周知事项)

制发者不同：公告(国家权力机关和行政机关)，通告(企事业单位等)

3. 类型：制约性、告知性。

4. 拟写要点：标题+正文(发文缘由+通告事项+尾语)+落款+成文日期

5. 与通知的区别：通知有特定的发文对象，通告没有。

二、通报

1.概念：表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。

2.类型：表彰通报、批评通报、传达通报。

3.拟写要点：标题+主送机关+正文(发文缘由+通报事项+分析+决定+号召要求)+附件+落款+成文日期

4.与通知的区别：通知带有一定的指令性。

三、决定

1.概念：对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。

2.特点：决策性、制约性。

3.类型：指挥性、知照性。

4.拟写要点：标题+主送机关+正文(发文缘由+决定事项+要求)+附件+落款+成文日期(属于领导机关的决定，成文日期通常置于落款下方;也可加括号置于标题下居中。属于会议通过的决定，加括号置于标题下居中，常用形式：_年_月_日____会议通过)

四、请批、批答函

1.含义：不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。 2.拟写要点：标题+主送机关+正文(发文缘由+函事项+尾语[请审查批准，当否，请审批，此复，特此专复，特此函复，专此函告])+落款+成文日期

五、计划

1.特点：针对性、预见性。

2.结构：文章式、表格式。

3.文章式计划写法：标题(文种)+正文(前言+主体+结尾)+尾部

4.语言简洁明了，朴实自然，表达方式以说明、叙述为主，行文中不夹杂不必要的议论。

六、总结

1.类型：综合性、专题性

2.拟写要点：标题(公文式标题或者非公文式标题)+正文(前言+主体+结尾)+尾部

3.注意事项：正确的指导思想、坚持实事求是，总结出规律性的东西，分清主次，突出重点，语言简明、准确

七、述职报告

1.概念：各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。

2.特点：个人性、真实性、通俗性。

3.拟写要点：标题(文种)+称谓(各位领导、董事会、组织人事部)+正文(开头+主体[履行职务的基本情况+所取得的成绩和实践经验+存在问题和努力方向]+结尾[以上报告，请领导们指正])+落款+成文日期

4.注意事项：实事求是、突出特点、语言简洁。

八、讲话稿

1.特点：内容针对性强、语言平易通俗、交流具有互动性。

2.拟写要点：开头+主体+结尾

九、市场调查报告

1.概念：对市场调查所获得的信息资料，进行整理、得出结论，提出采取行动的合理化建议之后撰写的书面报告。

2.特点：针对性、真实性、典型性、时效性

3.拟写要点：标题+前言+正文(情况部分+预测部分+建议部分)+尾部

4.注意事项：深入调查，充分占有材料;实事求是。

十、招标书

1.概念：招标人利用投标者之间的竞争，从而达到优选投标人的一种告知性文书。

2.特点：明确性、竞争性、具体性和规范性。

3.拟写要点：

标题

秘书基础知识要点3

收发文处理

一、缮印文书

1. 含义：对文件进行抄写誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。

2. 要求：文字准确，字迹工整清晰;符合规定体式，页面美观大方;不随意改动原稿;

装订齐整牢固;注意保密。

3. 文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。

4. 工作程序：确定印制的文书-〉确定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文书。

二、校对文书

1、含义：根据定稿对文件校样进行核对校正。

2.校对的内容：校订清样上的错字、漏字、多字。规范字体字号。检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行字距是否匀称，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。

3.工作程序：准备好原稿和校样-〉选定校对方法(看校、对校、读校、折校)-〉核对校正。

三、用印

四、传阅文书

1.含义：在工作职责范围内传递阅读文件。

2.工作程序：确定传阅对象-〉选择传阅方式-〉传递文书-〉履行传阅手续-〉检查清理文件。

懂视网 时间：2022-07-02 12:05

课程增加了针对秘书学基础的相应知识点汇总和实际应用案例部分，下面小编给大家介绍关于秘书基础知识点汇总的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书基础知识点汇总如下

一、基础知识

1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：

(1)开放式办公室。

(2)封闭式办公室。

2.合理进行办公室布局的作用

(1)形成有效率的工作流程。

(2)有利于员工的工作分配。

(3)有利于工作顺利完成。

3.不同办公室布局的设计要求

(1)空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。

(2)开放式和封闭式办公室

1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：

①不设个人专用办公室;

②组合工作间的材料丰富多样;

③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。

2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。

二、设计不同形式办公室的工作程序

1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

1)面积、空间大小。

2)人员流通的频率。

3)声音对办公效率的影响。

4)需要设备及家具量的多少。

2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。

3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。

4.注意采光、温度和通风

三、正确选择办公的模式：

1、办公模式的种类：

(1)在家工作(06年11月)

(2)远程工作(06年11月)

(3)虚拟办公室(4)临时办公室(5)弹性时间(6)兼职工作

(7)合同工作(8)交叉工作(9)项目团队

四、合理进行办公室布局

1、办公室的布局种类：

开放式办公室 封闭式办公室

2、合理进行办公室布局的作用：

(1)形成有效的工作流程;(2)有利于员工的工作分配;(3)有利于工作的顺利完成。

3、设计不同形式办公室的工作程序：

(1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求; (2)设计平面图;

(3)选择办公家具、设施和装饰 (4)采光、温度和通风

温度控制在20—25度

五、档案利用

1、含义：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

档案利用是档案工作的目的和出发点。

2、要求：

(1)依法开展利用工作;

(2)主动、及时开展利用工作;

(3)不断完善档案服务方式和手段;

(4)掌握本单位近期 的重点工作、重大活动、据此开展档案利用。

3、工作程序：

(1)熟悉库藏;(2)分析利用需求;(3)选择利用方式;(4)获取档案;(5)提供档案。

六、档案参考材料的编写

1、档案参考材料的含义：档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案 材料加工品。

2、档案参考材料的编写要求：获取大量的档案材料，编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝练、概括性强。

3、工作程序：

(1)确定参考资料的种类;(2)收集档案材料;(3)进行编写。

七、电子档案的管理

1、电子档案的含义：在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会的原始记录。

2、特点：

(1)非人工识读性;(2)对电子技术和设备的依赖性;(3)信息的可变性;

(4)信息与载体的可分离性;(5)信息的可共享性;(6)多种信息载体的集成性。

3、种类：

4、要求：真实性、完整性、可读性。

5、工作程序：

(1)电子档案的收集积累;(2)电子档案的归档;(3)保管;(4)利用。

懂视网 时间：2022-07-02 12:23

档案管理工作在整个秘书资格考试中，是其中的一个基础知识考点，那么你有整理相关知识要点呢?下面小编给大家介绍关于秘书基础知识要点整理的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书知识要点整理如下

(一)档案材料的收集：

1.建立，健全立卷归档制度，确立归档范围，归档时间，保管期限;

2.对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全;

3.及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二)档案的归档，立卷与管理。

1.区分全宗，确定立档单位。

2.分类。依据档案来源，时间，题目，内容，字母顺序分成若干层次和类别。

3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列。立卷按永久，长期，短期分别组卷，卷内文件把正文，底稿，附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

6.对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

7.每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三)档案的保管：

1.防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全;

2.公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案;

3.做好档案室的防盗，防水渍，防潮，防虫蛀，防尘，防鼠害，防高温，防强光等工作，门窗应结实牢固。

(四)档案的鉴定：

1.从档案的内容，来源，时间，可靠程度，名称等方面鉴别档案的价值。

2.确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久，长期，短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

(五)档案的销毁：

1.对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存;

2.办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁;

3.销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

4.公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六)档案借阅，利用工作

1.凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

2.卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件，资料可外借。外借的须办理登记手续。

3.借阅期限不得超过3天。

文秘专业基础知识介绍

一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。

那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。

不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件‘最重要’的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。

这里所说的‘读写技能’，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。

其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。

写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。

作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺”的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。

热心网友 时间：2022-06-30 23:48

秘书基础：

近年来，随着社会的飞速发展，秘书工作在现代社会行政管理中起着越来越重要的作用，秘书人员在机关和企事业单位等各级各类组织中的作用也日益突出，社会对秘书人员的要求也越来越高。这就要求秘书人员不断提高自身的素质，积极学习新形势下的理论知识，注重实际技能的锻炼，以适应飞速发展的社会的需要。

简介:

本书是中等职业教育教材，严格按照教育部颁发的“秘书基础教学基本要求”编写。秘书基础是一门实践性、应用性很强的学科，学生在学习过程中，既要打好扎实的理论基础，又要做到理论联系实际，学以致用，这样才能更好地掌握秘书工作的基本技能，为将来从事秘书工作打下良好的基础。因此，本书在编写时，把目标定位在使学生掌握一定的理论知识的同时具备一定的实际技能，为其提供理论性和实践性的双向指导。

具体的范文模板

链接：https://pan.baidu.com/s/1ulsCtyiEwh4JvWG4DArSsg

热心网友 时间：2022-07-01 01:06

热心网友 时间：2022-07-01 02:40

热心网友 时间：2022-07-01 04:48