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要怎么做会议纪要?

发布网友 发布时间:2022-04-21 20:16

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热心网友 时间:2023-05-13 11:03

目录方法1:提前准备1、了解公司的会议*。2、提前准备一个模版。3、带上电脑或笔记本。方法2:会议中做笔记1、发放参会人员签名单。2、尽量填满模版。3、记录第一次提议的结果。4、记录其他提议。5、听参会人员的报告,并获取报告副本。6、记录分配的任务。7、记录会议*的指示。8、只有在特别要求时,才需概括性地记录会议中的讨论。9、收尾。方法3:会议后转录1、尽早转录。2、用电脑把笔记打成电子版。3、把笔记整理成明确的段落。4、把会议纪要的初稿发放给相关人员。5、审定,获得批准。方法4:使用模版1、访问会议文件模版网站。2、浏览比较。3、打开模版。4、在页眉处添加公司标识和版权信息。5、换标题。6、换模版主题(可选)。7、调整模版结构。8、保存,以备会议上使用。9、检查模版。恭喜你刚上任秘书!不过,你知道如何做会议纪要以及如何准备、呈现吗?不管是否需要遵循会议纪要的圣经——《罗伯特议事规则》,或是没那幺正式,你都要按照一定的步骤。
方法1:提前准备
1、了解公司的会议*。如果对会议记录的正式性要求较高,就得问清楚是否按照《罗伯特议事规则》或是别的标准。如果没那幺正式,则需问清楚公司希望会议记录里涵盖那几块内容、会议记录将作何用。作为记录者,不必熟读全本《罗伯特议事规则》,不过买一本(或借一本)用来参照还是很有帮助的。
明确你的角色。有些会议秘书不参加会议讨论,而有些既要做笔记还要参加讨论。无论怎样,会议秘书的中心工作还是做笔记,不承担会议主持或协调员等角色。
2、提前准备一个模版。所有会议纪要的格式大致相同。模版能为你提供便捷的参照。 至少包括以下内容: 会议类型。周会还是年会?小型会议还是特殊会议?
日期、时间、地点。留一块地方写会议起始和结束的时间。
会议*、各领导及其秘书或代理人的姓名。
参会人员和缺席致歉。注意是否达到法定投票人数。
你的签名处。作为记录者,你需要签名。在会议纪要通过公司审核后可能还需签名。
可以附上会议日程。如果会议*或协调员没让你写会议日程,那么应该有专人写。参照会议日程对整理笔记有帮助。
3、带上电脑或笔记本。习惯用哪个就带哪个。如果你经常写会议纪要,就专门用一个本子,或者在电脑上建个独立文件夹。若上一次会议的纪要还没有提交审核,就把上一次的也带着。
可以用录音设备辅助,方便会后转录,但录音不能代替现场笔记。录音前先征求参会人员的同意,之后转录时也不要一字一句照搬。
学习缩记法可以加快笔记速度,但是不用记录会议中的每句话。这是应该避免的。
如果公司要求你公开记录,则使用投影仪或演示板。写字不能模糊,确保会后能把笔记带走,用于转录。
方法2:会议中做笔记
1、发放参会人员签名单。等到所有人到齐后,发一张纸,让大家签上自己的名字和联系方式。会后可以誊写到模版里,或者直接把这张纸作为附件也可以。这种方法一般用于大型会议。 如果参会人员中有很多你不认识,你可以看看座位安排表,并在他们自我介绍时记录他们的名字。名单放在身边,以便会议记录时随时参照。
2、尽量填满模版。在等待开会时,填好公司名、日期、地点、会议类型(如董事会、特别委员会等)。会议一开始,记下开始时间。 如果没有模版,就把这些信息写在笔记最上方。
若会议在特殊时期召开、有特殊目标,提前通知参会人员。转录笔记后,也要把会议特殊目标作为附件。
3、记录第一次提议的结果。大多数会议都会以一个提议开始,我们以此举例。确保记下提议的所有相关信息: 一般以这样的句子开头:"我提议采用此项计划。"
提议人的姓名。
投票结果。提议通过或提议未通过。
如果提议很长,你可以要求他们以书面形式提交,以免不能准确记录。如果经常遇到这种问题,你应该向公司建议制定一个规章:一定字数以上的提议需要以书面形式提交。
若你起草了本次会议日程,那么你既是记录者也是提议者。这没什么不可,只要你在记录自己的话语和行动时也保持客观。
4、记录其他提议。仔细聆听所有讨论,但是不需要记录讨论内容,除非有特殊规定。只记录和提议相关的内容。每个提议都要严格按照原本的措辞,还要记录提及人和投票结果。
有些提议在投票前需要附议。如果有人说"我附议该项提议",你就要记下附议人和附议内容。
假如你不知道提议人的名字,或需要他重复提议,可以礼貌地询问。打断一下没关系,重要的是保证信息的准确性。
如果提议的措辞有改动,只需直接在记录上相应改动。除非改动违背了之前的意思,而且引起激烈讨论,否则不需要记录"有过改动"。
5、听参会人员的报告,并获取报告副本。当有人对照某文件念了一则报告或新闻,你要记下报告人和报告内容。如果其中包含提议,用常规记录提议的方式来记录。最实际的做法就是会后向报告人要一份报告副本。在会议过程中记一笔,提醒自己会后去要相关材料。转录会议纪要后,把报告作为附件。
如果报告人没提供副本,要弄清楚怎样能够得到。会后需要获取。
如果只是口头报告,而不是对照文件读,那么只需对报告内容进行简要客观的概括。不需要记录细节和报告人的具体措辞。
6、记录分配的任务。包括提交的上次会议任务和本次会议布置的新任务。有人被指定写一份信件?记下他的名字和任务要求。 和会议的正式性相关,很多任务被包括在提议内。若是非正式会议,可能某些决定表述得不够不清晰,所以你需要仔细听。
如果会上还说明了决定的理由,你也需要概括性地记录。
7、记录会议*的指示。当某个异议正式进入讨论程序,就要记录该异议及其理由,还有会议*的指示。 建议参照《罗伯特议事规则》和公司章程。
8、只有在特别要求时,才需概括性地记录会议中的讨论。严格地来说,会议纪要是记录正式提议和决定的,而不是具体讨论内容。不过,如果公司有特殊规定,那就记录讨论。客观地记录讨论。记实质性的要点而不是观点,删去形容词、副词等修辞。以客观、精简为目标。
不记录讨论中的说话人。这点在记录激烈的争论时尤其重要,提到名字可能会冒犯对方。
9、收尾。记录会议结束的时间。记得向报告人要报告副本,或让他们用邮件发送给你。 快速浏览纪要,检查是否有遗漏或不清楚的地方。如果有问题,在参会人员离开前及时问清楚。
方法3:会议后转录
1、尽早转录。最好会后马上转录,此时记忆最清晰。
2、用电脑把笔记打成电子版。如果会议中是用电脑记的,那就跳过这步。然后新建一个文档转录笔记,把笔记文档打开在一边做参照。
3、把笔记整理成明确的段落。每个提议、决定、要求独立成段。检查以下几点: 拼写和语法正确。可以使用拼写检查软件。
客观性。不能含有你自己的个人意见。会议纪要必须保证客观性。
用词明了、准确。用精准的词替换模糊的词。删去修饰性的描述。
只记录行动,不记录讨论。除非有特殊要求。
标页码。
4、把会议纪要的初稿发放给相关人员。按照一开始让参会人员填写的联系方式,发放到他们的邮箱。会议主持人那边应该也有联系方式。
5、审定,获得批准。你可能需要在下次会议上朗读这次的会议纪要,接受审定。如果纪要中的提议都通过,则纪要获得批准。如果在批准前经过修改,要在文件中注明有修改。但不用注明具体修改内容。
如果获得批准后再有人提议修改,要一字不差地记录提议内容和提议是否通过。
方法4:使用模版
1、访问会议文件模版网站。使用模版会更有条理,也能避免格式错误。
2、浏览比较。用网站上的搜索功能,找一个最适合你用的模版。按照具体要求检索模版(通用或标准),找到适合的模版,然后点击"下载"或"使用"。保存下来,确保下次能找到。
3、打开模版。下载后解压,用Microsoft Word或Exel打开。为了方便使用、达到最佳效果,建议使用最新版Microsoft Word。保持更新就能享受更多新功能,操作更方便。
4、在页眉处添加公司标识和版权信息。删去范例中的标识,不过记得阅读模版使用条例,避免不必要的法律纠纷。
5、换标题。删去范例文字,写上实际的会议纪要标题。
6、换模版主题(可选)。你可以更换模版的颜色或别的主题,使之更专业。很简单:找到"页面布局",点击"颜色和主题",你可以自己设置。比如选用和公司标志相配的颜色。
7、调整模版结构。有些板块多余或缺失,或者你不喜欢它的样式。根据自己的需要来调整。
8、保存,以备会议上使用。用Microsoft来做会议笔记,方便快捷且更有条理。不过你也可以把模版打印出来,手写笔记。注意调整好行高,确保空白足够填写信息。
9、检查模版。恭喜你做好了模版。有了模版作参考,一定能提高效率和准确度。别忘了快速浏览一遍,看看有没有缺失的或模糊的地方。检查完,确保没有问题,那么你已经充分准备好啦!
小提示会后立即转录笔记,因为此时记忆最清晰。争取尽早传递到相关人员手中。
会议中靠近主持人坐,方便询问没听清楚的信息。
把会议纪要储存在安全的地方。
让提议人提交书面提议,以免记录不准确。
有疑问时要问清楚,别怕打断会议。
会议纪要很重要。它们会被保存、参照很多年。尤其是关于法律问题的会议纪要,还影响到相关人员的声誉。
阅读部分《罗伯特议事规则》,尤其关于秘书的职责那一节。
按照时间顺序记录。如果某话题被提起两次,不要合并到一起。
警告不要记录太多细节。即使被要求记录讨论,也要尽量精简。只记重点,避免不必要的细节。
保持客观,不能参杂个人推断。
不记录受到“律师客户保密协议”保护的内容,只需注明“该部分讨论系律师客户保密协议,故不记录。”
如果被指定要求记录保密性讨论(如律师和客户间),应该把这部分记录独立开来,并表明保密性和哪些人有权阅读。

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