单位文件用哪种方法分类好
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发布时间：2022-05-13 13:43
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时间：2023-08-19 05:34
请问各基层单位采用何种档案分类方法？/tree
tree:请教基层单位或掌握基层单位情况的同行：贵单位的档案采用何种分类方法/分类方案/分类标准？分类的目的是什么？谁做的分类？效果如何？难点在哪里？
冬青树：(1)本单位档案,根据问题—年度分类方法，共分六个大类。党群行政类和财会类按文件材料形成年度分；城市建设类根据工程类型分；基建设备类中的基建按项目分，设备按种类分，特种载体类按载体分。(2)档案分类的目的主要是为了加强档案管理规范化，按类整理档案能够提高编码排放的合理性，便于提供有效服务和档案编研。本单位的分类方案就是本人根据单位实际制定的。实际利用中觉得还是比较合理的。(3)分类中碰到的最大问题是摊子大，分类时难以全面顾及。本单位主要职能是城市基础设施建设和养护管理，涉及面很广，尽管在“城市建设类”中分设了9个小类（道路、河流、桥梁、房屋、园林绿化、测绘、零星工程、环境整治、底图），但许多东西仍然无法涵盖。实际操作中只能就近挂靠。如：隧道挂靠桥梁，泵站和停车场挂靠房屋，工程养护维修挂靠零星工程，道路挖掘和监控中心挂靠环境整治等。
秋之红叶［回复冬青树］：既然贵单位的主要职能是城市基础设施建设和养护管理，那么将所有和城市建设相关的档案归入一个大类，难免会造成摊子太大的问题。而且您通过列举工程类型划分二级类目：道路、河流、桥梁、房屋、园林绿化、测绘、零星工程、环境整治、底图，类型难以穷尽，很容易造成有些档案难以归类。不知是否可以考虑将贵单位的主要职能“城市基础设施建设和养护管理”进行细分，作为一级类目。例如，细分为“基础设施建设”和“基础设施养护管理”（不懂贵单位业务，这只是我想当然的看法，仅用来说明对这个超级职能要进行细分明确），这是一级类目，即由function（职能）而来。之后的二级、*、甚至四级类目可以按照activity（活动）——topic（主题）——sub-topic（次级主题）展开。
淡如水：我调查过的国有企业大多以《工业企业档案分类试行规则》为档案分类的蓝本，再结合本企业实际进行适当的调整。《工业企业档案分类试行规则》发布于1991年，在当时具有科学性、合理性。但是，现在这一档案分类体系已经不适应当前企业内外环境的变化，主要表现在以下方面：第一，建立社会主义经济*和现代企业制度之后，企业真正成为自主经营、自负盈亏、自由竞争的市场主体，企业的一切活动都围绕创造价值、实现利润最大化这一根本目标而开展。而《工业企业档案分类试行规则》中“党群工作类”、“行政管理类”及其二级类目的设置，具有较强的“政企不分”、“企业办社会”色彩。第二，随着企业管理理论与实践的发展，企业一些管理活动发了“质”的变革。例如，人力资源管理极大地突破了传统人事管理的理念与模式，成为企业一项重要的管理活动，再将其活动过程中产生的文件档案归入“行政管理类”下的“人事管理”二级类目，就不太合理。再如，市场营销极大地拓展了传统产品销售的范围与领域，成为企业一项基本价值创造活动，再将其活动过程中产生的文件档案归入“经营管理类”下的“产品销售”二级类目，也不太科学。而且，新的市场环境下，企业还产生了新的综合性管理活动，例如：供应链管理，项目管理等，这些活动过程中产生的档案往往“无类可归”。
wangcaihong［回复淡如水］：我们企业的分类原来是按照《工业企业档案分类试行规则》来进行的，但是这种分类已经远远不适应现在工作的实际。目前，我们就碰到了这样的问题：一是，原来的档案管理系统中有“党群工作类”、“行政管理类”、“经营管理类”，但是文书档案改革后，已经全部归入文书档案，新的档案系统中只用文书档案，按照“年度\机构\保管期限”来分类，旧的数据要再做一次标识,比较麻烦。二是，基建工程类和设备仪器类档案的处理问题。我们建设中有很多设备，但是属于工程建设的内容，经过多次讨论，我们在《工业企业档案分类试行规则》基础上做了调整，单独设置“地铁工程类”。在实际中还有很多问题，比如实体分类如何与档案管理系统相结合等等,希望国家能够对《工业企业档案分类试行规则》进行修订，毕竟当时这个分类的制定是基于工业企业,主要是生产类的企业而来的,不适应现代企业的发展。
海天一色：绝大多数外资企业并不遵循《工业企业档案分类试行办法》，一般根据组织机构、业务领域来分。但现在企业组织机构调整很频繁，影响分类方案。若按职能业务分，又难以达到逻辑上的科学合理。
淡如水：此外，许多单位的电子文件分类与纸质档案分类是完全对应的，这种分类模式是否合理，值得思考。笔者调研的大型企业档案馆大都正在进行档案数字化工作，有的档案数字化工作将近全部完成。但是这些数字化后的档案在计算机系统中几乎完全按照其实体整理体系进行分类、排序与组合，根本没有提升到档案内容分类的层次。对于新近接收的电子文件，少数公司出台了新的分类体系，但许多企业仍基本沿用传统的档案实体分类体系。究其原因有二：一是，许多企业档案工作者把档案数字化仅仅视为应用计算机来管理档案，而没有认识到档案数字化本质上是档案管理理念、管理模式的变革——从实体管理向信息管理、知识管理发展。二是，在双套制或双轨制情况下，人们仍然需要保存纸质档案，有时还必须查阅纸质档案原件。保持数字档案与纸质档案分类体系的一致性，不仅无需费心重建新的分类体系，而且方便管理、查阅纸质档案原件。但是，企业档案工作者没有意识到，这样虽然简化、方便了自己的管理工作，却没照顾到用户检索、利用档案、知识的需要。总之，“以知识管理为导向的档案管理”要求我们在传统的档案实体分类的基础上，进行档案内容分类。
jinlingxie［回复淡如水］: 其实，我思考这个问题很久了。很多的纸质档案没有必要数字化，又因为很多的电子档案，没有必要纸质输出，这么看，如果用两种不同的分类来分，岂不是更好，不过，麻烦的就是互见号需要写清楚。如果同一种分类，好处就是互见号可以省略，只需注明有无电子档案或纸质档案，这样的话，方便很多。在实际的分类中，我也感到需要不同的分类方式，而且问题越来越需要迫切的解决。
忆往昔［回复淡如水］：看来档案理论真的与实际脱节！目前就计算机管理软件强大的检索功能，谁还会向手工检索那样，通过不同的分类去查找？都是通过关键词查询，这本身就*了档案实体分类的意义。现在我所指导的很多单位的档案，只要是达到了利用计算机辅助管理的，我都建议他们无需建立过于复杂的分类编号体系。那不过是单纯研究档案理论的人们没事找事做而已。
盛唐书生：必须根据企业的具体情况（包括类型、行业、业务、人员、驻地，档案数量、内容、类型）灵活建立企业档案分类体系。
