用人单位怎样预防人力资源管理风险

企业要减小法律风险，节约争议成本，必须尊重法律，在法律程序下开展人力资源管理工作，才能建立健全、合法、有序的人力资源管理机制。具体应从以下几方面做好风险防范工作：

(一)、建立一套完整的人力资源管理文书

人力资源管理文书是企业人力资源工作的必备工具，是企业严格执行《劳动合同法》管理程序的有效凭据。准备一套完整的人力资源管理法律文书，将对企业法律风险降至最小。

1.签订劳动合同的重要性

(1)必备理由。一是签订劳动合同可以强化用工单位和劳动者双方的守法意识。以劳动合同的形式明确劳动者与用人单位双方的权利和义务。双方之间就有了一个具有法律约束力的协议。在劳动过程中，用人单位依据劳动合同的约定来管理职工，行使权利和履行义务；职工也依据劳动合同来维护自身的利益，履行相应的义务。二是签订劳动合同可以有效地维护用人单位与劳动者双方的合法权益。在合同期内，用人单位和劳动者都不能随意解除劳动合同。合同期满后，用人单位与劳动者可以就是否续签合同等进行商议，这就保证了用人单位用人以及劳动者求职的灵活性。三是签订劳动合同有利于妥善处理劳动争议，维护劳动者的合法权益。如果没有劳动合同，劳动者就可能在工资收入、工作时间、工作条件等方面与用人单位发生争议时，由于没有证据而遭受损失。

(2)主要内容。劳动合同在现代企业管理中所起的重要作用已不言而喻，没有与劳动者签订合同，那么企业将每月支付员工二倍工资。为此，企业至少应准备三份合同，固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同，有需要还应备一份非全日制用工劳动合同。《劳动合同法》第十七条规定，合同主要内容应包括：(一)用人单位的名称、住所和法定代表人或主要负责人；(二)劳动者姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码；(三)劳动合同期限；(四)工作内容和工作地点：(五)工作时间和休息休假；(六)劳动报酬；(七)社会保险；(八)劳动保护，劳动条件和职业危害防护；(九)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。劳动合同除前款规定的必备条款外，用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密，补充保险和福利待遇等其他事项。

2.集体合同

(1)必备理由。《劳动合同法》第十一条规定：用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。另第十八条规定：劳动合同对劳动报酬和劳动条件等标准约定不明确，引发争议的，用人单位与劳动者可以重新协商；协商不成的，适用集体合同规定；没有集体合同或者集体合同未规定劳动报酬的，实行同工同酬；没有集体合同或者集体合同未规定劳动条件等标准的，适用国家规定。

(2)合同内容。劳动者的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、法律法规规定的其他内容等。

3.职工名册

(1)必备理由。《劳动合同法》第七条规定：用人单位应建立职工名册备查。

(2)职工名册内容。劳动者姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。

4.劳动合同签收单

(1)必备理由。《劳动合同法》第八十一条规定，用人单位提供的劳动合同文本未载明本法规定的劳动合同必备条款或者用人单位未将劳动合同文本交付劳动者的，由劳动行政部门责令改正；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

(2)签收单内容。劳动合同文本编号、劳动者姓名、身份证号码、所属部门、具体岗位、入职时间、合同期限、签约时间、劳动合同签收时间、劳动者签收、备注等内容。

5.职位告知书

(1)必备理由。《劳动合同法》第八条规定：用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况。

(2)告知书内容。工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等。

6.入职登记表

(1)必备理由。《劳动合同法》第八条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。如果劳动者在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。

(2)登记内容。劳动者与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康状况、学历、职业资格、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。

7.签订劳动合同通知书

(1)必备理由。自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不与用人单位订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知劳动者终止劳动关系，无需向劳动者支付经济补偿，但是应当依据劳动者支付其实际工作时间的劳动报酬。

(2)主要内容。劳动者姓名、入职日期、通知日期、签订劳动方式等。

8.劳动合同变更协议书

(1)必备理由。《劳动合同法》第三十五条规定：用人单位与劳动者协商一致，可以变更劳动合同约定的内容、变更劳动合同，应当采用书面形式。(2)主要内容。用人单位、劳动者的基本情况、原劳动合同基本情况、具体变更内容、变更日期、双方签字盖章等。

9.解除、终止劳动合同通知书

(1)必备理由。解除、终止劳动合同是结束劳动者与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。

(2)解除合同内容。劳动者名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、劳动者签收等。

10.解除、终止劳动合同的证明

(1)必备理由。《劳动合同法》第五十条规定：用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。第八十九条规定：用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明、由劳动行政部门责令改正，给劳动者造成损害的，应承担赔偿责任。

(2)证明内容。用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等。

11.加班申请书

(1)必备理由。《劳动合同法》第三十一条规定：用人单位应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人单位安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。另第八十五条中规定：用人单位安排加班不支付加班费的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿。用人单位有下列情形之一的，由劳动行政部门责令限期支付劳动报酬、加班费或者经济补偿：劳动报酬低于当地最低工资标准的，应当支付其差额部分；逾期不支付的，责令用人单位按应付金额百分之五十以上百分之一百以下的标准向劳动者加付赔偿金。加班费的支付一直是个敏感问题，加班时间多少是计算加班费的重要根据，一份书面记录加班情况的文件尤为重要。

(2)申请书内容。劳动者名称、申请加班日期、加班原因、加班预计的时间、部门负责人确认、人事负责人、分管高管确认等。

12.劳动合同续签意向书

(1)必备理由。《劳动合同法》第四十六条规定：除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项约定终止固定期限劳动合同的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿。劳动合同期满后的企业的续订条件以及劳动者的签订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实地反映双方意向，避免日后产生劳动纠纷。

(2)主要内容。劳动者名称、原劳动合同到期时间、签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。

(二)、强化劳动用工规范管理措施

1.以人为本，诚信至上——做好人力资源工作

企业要改变原本依赖廉价劳动力赚取利润的盈利模式，并督促企业管理转型，以降低用工风险。作为企业人力资源管理人员，应该重新审视原先的人事制度，并对与《劳动合同法》矛盾的地方进行调整，以建立一个涵盖招聘选拔、调动、培训、绩效管理、人才测评、薪酬制度、奖惩管理等在内的符合法律的人力资源管理体系。这就对人力资源管理人员提出了更高的要求。而对人力资源管理人员来说，这也是一个提高业务水平、提高综合素质的契机。

企业要树立“以人为本”的理念，把员工看作自己所有资源里最宝贵的资源，善待员工。那些尊重员工人格、重视员工诉求的企业，其劳动争议发生率也必然偏低，其劳资关系和谐程度也就必然较高。

2.坚持依法用工、依法管理的原则

企业人事管理要建立在合法的基础上，并应尽力在法律允许的框架内采取合理的、创造性的制度设计，预防和应对劳动争议，努力构建和谐稳定的劳动关系，从而为企业的长远发展和永续经营提供有效的人力资源保障。

从事人力资源管理者一要认真学习了解《劳动合同法》，准确、完整地理解其立法目的和内容。二要自觉遵守，并利用好法律维护企业和劳动者的合法权益。第三，企业务必转变之前粗放型的管理模式，要以人为本，依法完善各项人事规章制度。

只有尊重法律，才能用好法律，让它更好地为企业和劳动者服务，更好地维护企业和劳动者的合法权益，减少和化解劳资矛盾，构建和谐稳定的劳动关系，促进企业健康长久地发展。