(一)资料的分类
根据资料的性质把资料进行分类,存放于不同的资料盒中,并在资料盒外贴上具体分类标签.
1、勘察、测绘、设计文件
1)工程地质勘察报告2)初步设计图纸和说明3)技术设计图纸和说明4)审定设计方案通知书及审查意见5)施工图及说明6)设计计算书
7)政府部门对施工图设计文件的审批意见
2、招投标文件
1)勘察设计招投标文件2)勘察设计承包合同3)施工招投标文件4)施工承包合同5)工程监理招投标文件6)监理委托合同
3、开工审批文件
1)建设工程规划许可证及附件2)建设工程开工审查表3)建设工程施工许可证4)工程质量监督手续
4、建设、施工、监理机构及负责人
1)工程管理机构及负责人名单2)工程项目监理机构及负责人3)工程项目施工管理机构及负责人
5、监理文件
1)监理规划2)监理月报表中的有关质量问题3)质量控制4)分包资质审核5)监理通知6)合同及其它事项的管理7)监理工作总结
6、施工文件
1)施工组织设计及其它专项方案2)图纸会审纪要3)施工日志4)工程图纸变更记录5)工程质量检查评定记录6)质量事故及处理记录
7、竣工验收文件
1)单位工程质量验收记录2)竣工验收证明书3)竣工验收报告4)竣工验收备案表5)工程质量保修书
8、竣工图
1)建筑竣工图2)结构竣工图3)装修工程竣工图4)电气工程竣工图5)给排水工程竣工图6)采暖通风空调工程竣工图7)燃气工程竣工图
9、来往函件
1)监理公司来往函件2)与施工单位来往函件
10、现场签证资料
1)工程量收方记录2)零星记工
(二)资料的收集与整理
档案资料应由工程部专职或兼职资料员进行统一收集与整理，并妥善保管。
1、档案资料管理人员应主动收集齐全所有工程资料原件。
2、所有资料应根据分类建立查阅目录，并即时进行编码登记，编码须按顺序用阿拉伯数字书写。
3、档案资料整理时书写的字体必须是仿宋体且字迹清晰工整。
(三)资料的收发
1、须下发的公司文件或资料由档案管理员在发文簿上登记下发给相关单位资料管理人员并要求签字。收到的设计类、技术类文件由档案管理人员签收并登记，其它涉及经济、工期的相关文件及函件由工程部经理审阅同意后签收。
2、档案资料管理员在收到文件后，应立即将文件交工程部经理审阅，并根据需要复印送达相关人员。
(四)资料的保管
1、档案资料收集整理后应立即放入档案柜，不得放置于其外。
2、档案资料柜的钥匙由档案管理人员保管，不得外借他人。
3、工程部其它人员须使用或借阅档案资料的，应在档案管理员处登记，并及时归还。
4、工程完工备案后，应将本工程档案资料完整移交公司档案库封存。
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